Het Nieuwe Werken, de Nieuwe Openheid?

Tijd- en plaats onafhankelijk werken is leuk, maar je kunt niet overal met iedereen openlijk praten of informatie laten liggen. Vertrouwelijkheid wordt een steeds belangrijker thema in Het Nieuwe Werken.

Je kunt niet zomaar in een café afspreken, of in een restaurant en daar allerlei zaken bespreken, alsof je op kantoor bent. Je zult moeten zorgen, dat er in de omgeving geen mensen meeluisteren, of dat je een aparte ruimte reserveert. Ook niet elk telefoontje kan op elke plek worden afgehandeld. Soms moet je uit een gezelschap weglopen om het gesprek op de juiste manier te kunnen afhandelen. Dit vereist vaardigheden waar we nog niet aan gewend zijn. Misschien wel wat betreft het aannemen van de telefoon in gezelschap, maar zeker niet bij het werken op locaties buiten het kantoor. Natuurlijk kun je richtlijnen gaan vastleggen over wat er we en wat er niet mag, maar het belangrijkste is, dat je zeker weet dat de vereiste privacy en vertrouwelijkheid van informatie geborgd is.

Je wilt niet alles delen

Hoe doe je dat op het internet maar vooral, hoe doe je dat in de fysieke omgeving, wanneer je tijd- en plaats onafhankelijk aan ‘t werk bent? Daar zal de komende jaren de nodige aandacht aan moeten worden besteed. Veel aanhangers van Het Nieuwe Werken gaan uit van werk wat je overal kan doen. Alles mag open zijn, alles mag toegankelijk zijn. Maar wanneer het gaat over grote transactie, over veel geld, of over patenten of strategische plannen, dan wil je niet dat de informatie op straat ligt. En als je wel op straat wilt werken, dan moet je zorgen, dat de informatie beschermd blijft. Zelfs de meest onschuldige stukjes informatie, die getwitterd worden of die op een weblog staan, kunnen tegenwoordig met handig gebruik van de zoekmachines worden geanalyseerd en gecombineerd, zodat er waardevolle informatie uit kan worden samengesteld. Als elke medewerker dus alleen maar let op de informatie die hij zelf verstrekt en beheert, dan ben je er nog niet. Je moet ook bewaken, dat alle stukjes bij elkaar niet als een puzzel kunnen worden samengevoegd. Onderschat daarbij de intelligentie van de zoekmachines niet.

De klant wil garanties

En dan is er natuurlijk nog de boodschap naar de markt. Wanneer een bedrijf vertrouwelijke informatie van klanten gebruikt, dan willen die klanten de garantie hebben, dat hun informatie niet op straat komt te liggen. Als zij er dan achter komen, dat het bedrijf het Nieuwe Werken heeft omarmd en nauwelijks nog gebruik maakt van een kantoor, waar deuren op slot kunnen, dan zullen zij argwanend zijn en extra eisen stellen aan de wijze waarop de afscherming van informatie dan is geborgd. Als het gaat om vertrouwelijk informatie, dan wordt het nieuwe werken echt nog niet serieus genomen.

Communicatie is lastig af te schermen

Wanneer er volledig digitaal gewerkt wordt, dan kan de vertrouwelijkheid worden gewaarborgd, door de bestanden te encrypten door de toegang tot computers te beveiligen. Dan kan niemand zien wat je aan het schrijven bent en wat je voorbereidt. Maar dat geldt voor individueel schrijfwerk en denkwerk. Dat geldt niet voor communicatie, overlegjes met anderen. Die vinden hoe dan ook plaats in een ruimte, waarbij geluid geproduceerd wordt, waardoor mensen kunnen meeluisteren. Telefoongesprekken kunnen overigens ook afgeluisterd worden, zowel via de telefoon zelf als via de ruimte waarin gebeld wordt. Juist doordat men zich concentreert op het gesprek wordt er vaak te weinig aandacht besteed aan de mogelijkheid van meeluisteren in de ruimte.

Gecontroleerde fysieke omgeving

Het afsluiten van de informatie zelf, opgeslagen in documenten en kasten die op slot, of door elektronische bestanden die op slot gaan is niet zo ingewikkeld. Maar het meekijken op het moment, dat het op het scherm staat, iemand die achter je gaat staan en over je schouder meeleest, dat is veel lastiger te beveiligen, vooral als de omgeving niet onder controle is van de organisatie, zoals het geval is in openbare ruimten.

Voor het werken met vertrouwelijke informatie is het nodig te beschikken over een gecontroleerde fysieke omgeving. Die kun je creëren binnen een eigen gebouw/ruimte, maar die kun je niet overal mee naar toe nemen.

Na alle aandacht voor de openheid en het delen van kennis en informatie is het nu tijd om na te gaan denken over het selectief afschermen van informatie. Je wilt tenslotte niet alles delen.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s