Huisvesting met bewegingsvrijheid

747993162_b1fb099fd0_oToen ik laatst met een relatie een hapje ging eten in een culinair restaurant, maakte mijn tafelgenoot de opmerking: “het hoeft niet weinig te zijn, als het maar lekker is” en toen ik het niet meteen begreep, grapte hij verder: “Als het niet lekker is, is het maar goed dat het weinig is.”. Zo is het ook met huisvesting.

Een organisatie heeft niet een kantoor om weinig te kosten, maar om de bijdrage die het levert aan de missie van de organisatie. Het presteren van de organisatie staat voorop. Alles wat de huisvesting daaraan bijdraagt is de toegevoegde waarde. Maar de bijdrage van de huisvesting wordt voor een belangrijk deel bepaald door het gedrag van de gebruikers. En juist dit (bewonings)gedrag van de gebruikers heeft invloed op het overige (werk)gedrag.

Gebruikersgedrag

Als een flexibel kantoorconcept bijvoorbeeld verlangt dat een medewerker bij elke plek die hij kiest zijn werkplek leeg achter laat, dan wordt het opruimen een groter onderdeel van zijn werkzaamheden. Als dat alleen nodig is om de kosten van de huisvesting te verlagen, dan zal blijken, dat dit geen winst oplevert. Als het vaak opruimen de ordening van de werkzaamheden ten goede komt, waardoor uiteindelijk minder tijd wordt besteed aan zoeken naar zaken, dan is er winst geboekt. Als het wisselen van plek de concentratie verstoort en de werkzaamheden onderbreekt dan is er sprake van verlies in de productiviteit. Als de onderbreking noodzakelijke communicatie met collega’s verbetert, dan is er winst in productiviteit.

Ruimtebesparing

In een gemiddelde kantoororganisatie is de verhouding tussen de totaal aan huisvesting gerelateerde kosten en de totale loonsom van de medewerkers in de orde van grootte van een op tien. Dit betekent, dat een ruimtebesparing van 25% teniet wordt gedaan door een productieverlies van een uur per week. Tegenstanders zullen aanvoeren, dat ze dat uur per week kwijt zijn aan het in en uitpakken van hun spullen en aan het inloggen bij het wisselen van werkplek, om nog maar te zwijgen over het uithollende effect van het verminderen van de motivatie. Andersom betekent het ook dat elk positief effect op de productiviteit dat je door middel van de huisvesting kunt bereiken al snel meer oplevert dan het reduceren van het ruimtegebruik.Daarom moet de aandacht zich vooral richten op de effecten op de productiviteit van mensen en minder op het reduceren van het ruimtegebruik. Je kunt in alle redelijkheid niet verlangen dat mensen hun werkwijze alleen aanpassen om ruimte in de huisvesting te besparen.

Productiviteitsstijging

De weerstand die in zo’n geval optreedt is dus een reëel argument om vooral eerst te kijken of er positieve effecten te behalen zijn op de prestatie van mensen. Als die effecten optreden in de vorm van hogere productiviteit, flexibiliteit, creativiteit, motivatie, binding van talenten enzovoort, dan heeft het zin om voor een ander kantoorconcept te kiezen. Er zijn dan baten te realiseren. Voor de facility manager zijn de kostenreducties betrekkelijk eenvoudig te berekenen, maar is het effect op de productiviteit moeilijker aan te tonen. Toch is dat geen reden om de effecten op de productiviteit dan maar links te laten liggen en te kiezen voor een primaire benadering op kosten besparing. Als er namelijk onvoldoende zicht is op de effecten op de productiviteit, dan staan de baten in de vorm van besparing op de kosten van huisvesting als snel in geen verhouding tot het risico van het optreden van negatieve effecten in de productiviteit, motivatie en dergelijk.

“Een uur in de week extra productiviteit gelijk staat aan 25% ruimte besparen”

Positieve effecten op de productiviteit zijn vooral het gevolg van een andere manier van werken. Mensen die hun werkomgeving op een actieve en creatieve manier benaderen, zien ook buiten het kantoor mogelijkheden om te werken. Het restaurant aan de overkant, de werkplek thuis, het spreekkamertje bij een klant, noem maar op. De werkomgeving wordt meer gezien als onderdeel van het grotere geheel, als onderdeel van de leefomgeving, als deel van de stad. Als organisaties op die manier leren werken, neemt de bewegingsvrijheid toe en kunnen aanbieders van (werk)omgevingen zich richten op het creëren van een interessant aanbod van mogelijkheden om te werken, variërend van een vaste kernhuisvesting tot hotelconcepten met flexibel te boeken werkgebieden en wisselwerkplekken.

Michel Mooij

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s