Flexibiliteit vraag om stabiliteit

De noodzaak van het stabiliseren van de kantooromgeving bij toenemende eisen aan de flexibiliteit

3470252707_7840d08802_oHet lijkt op het eerste gezicht een tegenstelling, maar de flexibiliteit in het gebruik van kantoren kan toenemen terwijl de kantooromgeving stabieler wordt. Dit vergt wel een nieuwe visie op huisvesting en een doordacht kantoorconcept. De beweeglijkheid van de organisatie kan dan groter worden, doordat er minder verplaatst hoeft te worden. Door de organisatie op een lossere manier te koppelen aan haar huisvesting, krijgt de organisatie meer bewegingsvrijheid.

Door: Michel Mooij

De meeste bedrijven benaderen hun kantoorhuisvesting met name vanuit het idee dat er (steeds opnieuw) op maat werkplekken voor specifieke gebruikers moeten worden gecreëerd. Telkens als de organisatie verandert, verplaatsen de gebruikers zich en wordt de kantooromgeving hierop aangepast. Deze benadering wordt duurder naarmate er vaker veranderingen optreden. Het zijn dan ook juist de organisaties die in een sterk dynamische omgeving moeten ondernemen, die als eerste op zoek zijn naar andere benaderingen, om een halt toe te roepen aan de toenemende kosten van verandering. Er is een nieuwe benadering in opkomst, die bestaat uit het aanbieden van specifieke werkplekken met een duidelijke eigen functie en een hoogwaardig karakter op de daartoe meest geëigende (niet noodzakelijkerwijs kleinste) plek. De gebruiker organiseert zijn werk en bepaalt daarbij wanneer, met wie en op welke werkplek iets moet gebeuren. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden en de stijl van werken, zet de gebruiker hierbij deze werkplekken in. Hij kiest daarbij uit een aanbod dat bestaat uit wezenlijk verschillende werkplekken, die tezamen een betere ondersteuning bieden dan de universele traditionele werkplek.

Een nieuwe visie op huisvesten
Vanuit de professie van kantoorhuisvesting wordt hierop gereageerd door het aanbieden van innovatieve kantoorconcepten, die het ruimtegebrek terugdringen of de verhuiskosten beperken. Maar er is meer nodig dat nieuwe kantoorindelingsconcepten. De huidige ontwikkelingen vragen om een nieuwe visie op de interactie tussen de organisatie en haar ruimtelijke omgeving. Deze visie is gebaseerd op de volgende drie sleutelthema’s:

  • keuze vraagt om verschil
  • verandering vraagt stabiele elementen
  • verandering betekent ook loslaten

Keuze vraagt om verschil
In moderne managementvisies wordt vaak een belangrijke rol toegekend aan de zelfstandigheid van de medewerker. In de nieuwe kantoorconcepten vertaalt zich dat in het aanbieden van verschillende werksituaties, waaruit de werknemer telkens weer zijn keuze maakt. Deze keuzevrijheid is mooi, maar de kantoormedewerker wordt daarmee ook verantwoordelijk voor het kiezen van de optimale plek bij een bepaald soort werk. Vanaf het moment dat de medewerker ook zelfstandig verantwoordelijk wordt gesteld voor de resultaten van het werk, zal hij verlangen dat de voor hem optimale werksettingen deel uitmaken van het aanbod. Kortom: met het bieden van keuze ontstaat de verplichting tot het bieden van zinvolle verschillen. Een werkplek moet op z’n minst goed zijn in de functie waarvoor deze wordt aangeboden. De aangeboden werkplekken moeten niet alleen verschillend zijn, maar moeten tevens hoogwaardige functionaliteit en kwaliteit bieden om tezamen de werknemer doelmatig en efficiënt te ondersteunen. Een stilteplek moet werkelijk rust bieden, een ontmoetingsruimte moet daadwerkelijk de kans op zinnige ontmoetingen vergroten en een vergaderzaal moet voorzieningen hebben om een groepsproces goed te faciliteren. Hoogwaardige kwaliteit kan alleen tot stand komen, wanneer bij het ontwerp van de kantoorinrichting (meer dan nu het geval is) wordt uitgegaan van de specifieke mogelijkheden die het gebouw en de locatie bieden. Een plek zal verblijfskwaliteiten moeten hebben.
In de privé-sfeer kennen we dit soort plekken bijvoorbeeld als iemands leeshoekje of een werktafel bij het raam met een mooie lichtinval en een rustgevend uitzicht, of de plek op het puntje van je stoel, afwachtend om op het juiste moment in actie te komen.

Verandering vraagt om stabiele elementen
De kantooromgeving moet de in toenemende mate bewegende gebruiker voorzien van de nodige rustpunten. Juist als er veel snel verandert in de organisatie, moet de werk/leefomgeving niet in alles mee veranderen. Men moet zich kunnen vasthouden aan duurzame elementen die tijdloze kwaliteit hebben, zodat verandering niet als bedreigend wordt ervaren, maar de veranderingsbereidheid juist wordt gevoed. Het is bijvoorbeeld plezieriger om zelf te verhuizen binnen een omgeving waarin de huizen blijven staan, dat te blijven wonen in een omgeving waarin de huizen voortdurend worden veranderd en er een geheel nieuwe omgeving ontstaat. Dit heeft alles te maken met het feit dat de mens van nature zelf actie wil ondernemen en niet verrast wil worden door een omgeving die plotseling begint te veranderen. Alles wat snel verandert vinden wij vergankelijk en biedt geen houvast. Juist de dingen uit het verleden die generaties hebben zien komen en gaan, bezitten de kwaliteit mensen gerust te kunnen stellen.

Men moet zich kunnen vasthouden aan duurzame elementen die tijdloze kwaliteit hebben, zodat verandering niet als bedreigend wordt ervaren, maar de veranderingsbereidheid juist wordt gevoed

Verandering betekent ook loslaten
Een nieuwe benadering van een meer dynamisch gebruik van de kantooromgeving betekent dat de gebruiker en de kantooromgeving elkaar na een innige omhelzing ook weer moeten kunnen loslaten. Gedurende de periode van gebruik moet de omgeving eigen gemaakt kunnen worden. Dit gebeurt niet door de kantoorinrichting zelf telkens aan te passen, maar door het gebruik en de interpretatie ervan te veranderen. De kantooromgeving moet dit stimuleren door bijvoorbeeld een beperkt aantal verplaatsbare elementen te bieden. Als de kantooromgeving multi-inzetbaar wordt gemaakt, kunnen de veranderingen in eerste instantie worden opgevangen door het anders gebruiken van dezelfde omgeving en hoeft pas in tweede instantie te worden uitgeweken naar het gebruiken van een andere omgeving. De wijze waarop in het theater wordt omgegaan met verandering van het decor is hiervan een goed voorbeeld. Binnen een acte worden veranderingen in de scènes bewerkstelligd door het verplaatsen van de acteurs en het anders belichten en interpreteren van de decorstukken. Tussen de actes wordt alleen als het echt niet anders kan een ander decor opgebouwd. In het moderne theater zijn schitterende voorbeelden te zien van decors die gedurende het gehele stuk blijven functioneren door louter hergroeperen en herinterpreteren. In de kantooromgeving zijn wij nog niet zover. De kantooromgeving leeft veelal nog in het tijdperk van het lijsttoneel met het vaste decor dat na elke acte gewijzigd wordt. Loslaten betekent ook dermate veel vertrouwen hebben in het overal beschikbaar zijn van voorzieningen, dat je niet alles mee hoeft te verhuizen. Verhuis geen spullen mee, die uitwisselbaar zijn.
Als gevolg van de miniaturisering zal de grens verschuiven tussen dingen die tot de kantooromgeving behoren en dingen die meegenomen kunnen worden. Dit heeft gevolgen voor de mate waarin en de wijze waarop activiteiten aan plekken gebonden zijn. Hybride oplossingen, zoals wisselwerktrolleys, verrijdbare bureaus en dergelijke, die de huidige mode van een kantooromgeving op wielen ons voorschotelt, zie ik als een tussenfase in een ontwikkeling naar een nieuwe grensbepaling tussen mobiele en vaste elementen in de kantooromgeving. De scheiding zal in de toekomst ook scherper worden. Alles wat mobiel is wordt net zo mobiel als de gebruiker en alles wat onderdeel is van de kantooromgeving wordt stabieler en meer gekoppeld aan het vastgoed en van meer duurzame kwaliteit. Computers, die eens grote kantoormachines waren met een vaste plek of een eigen geconditioneerde ruimte, worden nu in de handbagage meegenomen of als sieraden gedragen. Het wachten is nog op intelligente tatoeage. Wat is in het moderne kantoor nog deel van de omgeving en wat is een verlengstuk van de medewerker? Gezien het onvoorspelbare karakter van de toekomst is het waarschijnlijk de meest intelligente strategie voor een onderneming zich te beperken tot het meenemen van de meest elementaire gereedschappen, die toegang kunnen verschaffen tot alle faciliteiten die de gezamenlijke infrastructuren inmiddels bieden. Zoals de moderne reiziger zich wapent met een klein koffertje met een schone onderbroek, een tandenborstel en een creditcard waarmee hij al het overige uit de hotel- en restaurantomgevingen haalt, zo zal de moderne kantoormedewerker gewapend met mobiele telefoon en laptop met modemcard op elke plek in kantoren, kantoorhotels en zelfs niet speciaal voor kantoorwerk bedoelde plekken kunnen werken en gebruik kunnen maken van alle faciliteiten die onder andere het Internet biedt. Organisaties die zich deze houding ten aanzien van huisvesting eigen maken, komen los van de beperkingen van een gebouw en benutten op flexibele wijze de kwaliteiten van bepaalde gebouwen en locaties op bepaalde momenten of voor bepaalde perioden.

Een hoogwaardige stabiele omgeving
Niet het streven om de steeds veranderende gebruiker te volgen, maar de unieke met de locatie verbonden kwaliteit van gebouwen moet het uitgangspunt zijn bij het creëren van vastgoed. Het gebouw wordt dan dermate elementair in zijn kwaliteit en zelfstandig en actief gepositioneerd ten opzichte van het gebruik, dat het een interessant object voor beleggers wordt. Vastgoedbeleggers verlangen namelijk stabiliteit als basis van rendement op hun investering. De duurzame kwaliteit van het stabiele deel van de kantooromgeving sluit goed aan bij de behoeft van vastgoedbeleggers. Stabiliteit van de omgeving vergroot ook de beheersbaarheid. Het beheer kan zich richten op het in stand houden van de objecten zelf en hoeft niet in te spelen op de grillige veranderingen in het gebruik. De facilitair afdeling draagt de spullen niet langer achter de bewoner aan, maar biedt een kantooromgeving met voldoende differentiatie en voldoende eigenzinnige kwaliteit om bewoners te trekken. Dit biedt uiteindelijk flexibiliteit aan de bewoners en biedt stabiliteit in het beheer van de faciliteiten en het vastgoed. Hiermee kunnen de beheerkosten die voortkomen uit verhuizingen, verbouwingen en onderhoud worden verlaagd. De facilitaire afdeling zal in de toekomst daarom naar mijn verwachting waarschijnlijk vaker worden georganiseerd naar het pand.

Dit artikel is voor het eerst gepubliceerd in “Het Nieuwe Werken”, juni 1997

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s