Waar is mijn bureau?

scan-nrc-17

Door JAN LIBBENGA

Veel kantoren worden nog traditioneel ingericht, waardoor nauwelijks aandacht wordt besteed aan het welzijn van de kantoorwerkers. Ofwel personeel wordt van elkaar gescheiden door dunne wandjes of ze zitten op elkaars lip in kantoortuinen die eerder aan een kippenren doen denken. Veranderingen op de werkvloer dwingen organisaties om zich wezenlijk anders te organiseren. Door de werkomgeving en de communicatie op een andere manier in te richten, de ICT beter te benutten en ontwikkeling centraler in de bedrijfsvoering te plaatsen, kan de arbeidsproductiviteit worden verhoogd en kunnen bedrijven soms met de helft van het huidige vloeroppervlak toe.
‘Ondernemingen moeten door de globalisatie en de toegenomen internationale concurrentie beter presteren,’ verklaart Mindy Hadi van het Britse Building Research Establishment (BRE) de sterk toegenomen belangstelling voor kantoorinnovatie.
Haar organisatie was betrokken bij het grootste onderzoek dat tot nu toe is uitgevoerd naar de relatie tussen kantoorinnovatie en arbeidsproductiviteit. Niet minder dan 15.000 werkplekken werden geanalyseerd en de voornaamste conclusie is dat de manier waarop met de klanten wordt gecommuniceerd wezenlijk op de schop gaat. ‘Bedrijven worden interactiever en je ziet dat de communicatie daarop steeds meer worden afgestemd,’ vertelde Hadi kort geleden op een congres in Glasgow.
Niet alleen in Engeland staat kantoorinnovatie hoog op de agenda, Nederland is op dit gebied zelfs koploper, zo verzekeren experts.
Ons land telt twee miljoen kantoormedewerkers. Met elkaar zijn die goed voor een netto ruimtebeslag van 52 miljoen vierkante meter, een verbruik van 210 kiloton papier, 10 miljard kilometer woon-werkverkeer en 4 miljard zakelijk verkeer per jaar.
Dat kan nog een stuk efficiënter. Ontwikkelingen binnen de ICT maken het bijvoorbeeld mogelijk om werkprocessen heel anders in te richten en informatie tijd- en plaatsonafhankelijk te maken. Het Center for People and Buildings, voortgekomen uit onderzoeksactiviteiten van de TU Delft samen met de Rijksgebouwendienst en ABN Amro, kwam eerder dit jaar al tot de conclusie dat het basiskantoor steeds meer de functie krijgt van ontmoetingsplaats, wat vraagt om een grote mate van openheid.
Nergens anders is dit zo goed in de praktijk gebracht als bij verzekeraar Interpolis in Tilburg. In het hoofdkantoor van de verzekeraar zijn ‘teamgebonden zones’ gecreëerd waar men met elkaar faciliteiten en archieven deelt. Niemand heeft nog een vaste werkplek. Persoonlijke spullen worden opgeborgen in een verrijdbaar ladeblok. ‘Nu staan hier archiefkasten om papier op te bergen,’ zegt Eric Veldhoen. ‘Maar de volgende stap is dat we echt digitaal gaan en er geen papier meer in komt.’
Veldhoen, directeur van het bureau Veldhoen + Company uit Maastricht, is de visionair achter het in 1996 gerealiseerde Interpolis concept. Drie jaar daarvoor had hij huisvestingsonderzoek gedaan voor de toen net gevormde politieregio Limburg Zuid. Onderzoek had uitgewezen dat door het motto ‘meer blauw op straat’ de benutting van werkplekken door agenten zeer laag was, waardoor de persoonsgebondenheid van de werkplek ter discussie kwam te staan. Besloten werd om de agenten niet langer één vaste werkplek te geven, maar te kiezen voor coconkantoren (communicatie/concentratie), waarin men zichtbaar aanwezig voor elkaar is en de communicatie heel natuurlijk verloopt.
In 1995 vroeg de Interpolis directie zich af of het traditionele kantoorgebouw dat men in het centrum van Tilburg wilde laten bouwen nog wel zou passen bij het organisatieprofiel dat kenmerken als open, coöperatief, betrokken en communicatief hoog in het vaandel had staan. Het idee van het traditionele cellenkantoor (gangen met gesloten kantoren) werd dan ook al snel verlaten. Sterker nog: de directie besloot zich niet op de bovenste, maar de laagste verdieping te vestigen. ‘Als je openheid propageert moet je niet in een toren gaan zitten,’ zegt Veldhoen. ‘Het argument was dat je klanten in dat geval een spectaculair uitzicht kunt bieden. Er is uiteindelijk een compromis uitgerold: er is een aparte ontvangstkamer op de bovenste verdieping, maar dat is niet het exclusieve terrein van de directie.’
De extra investeringen zijn ruimschoots terugverdiend. In een gebouw dat oorspronkelijk bestemd was voor 950 medewerkers, konden uiteindelijk 1500 medewerkers gehuisvest worden. Door fusies en overnames moeten straks 8000 mensen worden ondergebracht in wat Veldhoen Interpolis II noemt. ‘Thuiswerken wordt bij Interpolis een recht, en daarbij zal het hoofdkantoor steeds meer als ontmoetingsplaats fungeren. Vandaar we een compleet Plaza gaan aanleggen met een grote verscheidenheid aan eetgelegenheden.’
Het succes van Interpolis is niet onopgemerkt gebleven. Veldhoen, die zich regisseur en choreograaf van veranderingsprocessen noemt, heeft de afgelopen jaren ING, McKinsey, Postbank, Unilever, Nutreco, NS Vastgoed, Trespa en financiële instellingen uit Zwitserland en Duitsland geadviseerd. Volgens hetzelfde concept werkt hij sinds kort aan het Ziekenhuis van de Toekomst in Sittard: een zodanige schakering van faciliteiten en functies dat een min of meer elastische werkruimte ontstaat.
Veldhoen is al lang niet meer de enige die op dit terrein heeft begeven. In Hilversum leidt Michel Mooij het bureau WorkSpace Consultancy, dat zich richt op de relatie tussen ruimtelijke indeling, de rol van de ICT en de invloed op de arbeidsproductiviteit.
Mooij, die zijn loopbaan begon als architect en managementadviseur bij Cap Gemini en Twynstra Gudde, leidt momenteel een proefproject bij het Ministerie van VROM. Daarbij zijn de gesloten kantoren vervangen door een transparante werkomgeving met een grote variatie aan werk- en communicatieplekken die niet langer
persoonsgebonden zijn. ‘Mensen reageren heel positief op die veranderingen,’ zegt Mooij. ‘Het werk is veel transparanter geworden. Je merkt wanneer het druk is en wie aanwezig zijn.’
Mooij adviseert vooral bedrijven die huisvestingsproblemen hebben in gebouwen waar ze niet uit kunnen of willen. ‘We kijken naar het unieke karakter van het gebouw en de mogelijkheden die zo’n omgeving biedt.’
Soms liggen ook organisatieveranderingen ten grondslag aan innovatieprojecten waaraan Mooij werkt. ‘Verzekeringsbedrijven en banken willen flexibel kunnen reageren op marktveranderingen. De dynamiek schrijft dan vaak voor dat kantoorwerkers niet meer aan een vaste werkplek gebonden zijn, maar zich juist door de hele organisatie moeten kunnen bewegen.’
Organisatieadviseur Twynstra Gudde is vijf jaar geleden al eens voor evaluatiedoeleinden een proefproject in de eigen organisatie gestart. De vijfde verdieping van het hoofdkantoor in Amersfoort naast het NS Station wordt gekenmerkt door dezelfde openheid als als Interpolis, zij het dat kantoorwerkers in principe wel een vaste werkplek hebben. Wel zijn werkruimten gecreëerd waar kantoorwerkers elkaar kunnen ontmoeten.
Twynstra Gudde heeft de deskundigheid op het gebied van huisvesting, ICT en organisatieprocessen inmiddels tot kernactiviteit gemaakt. ‘Tot voor kort was de belangrijkste overweging voor bedrijven om met kantoorinnovatie te beginnen het binden van personeel op de krappe arbeidsmarkt,’ legt Marco van Walstijn uit. ‘Bedrijven willen hun werknemers een prettige werkomgeving bieden. Nu het economisch wat minder gaat komt de efficiency weer om de hoek kijken. Bedrijven vragen zich dan af hoe ze efficiënter kunnen werken.’
Twynstra adviseert met name banken en verzekeraars. Die branche is aan grote veranderingen onderhevig, zo zegt Van Walstijn. ‘Dat zijn allang geen organisaties meer die louter en alleen met dossiers bezig zijn, men richt de blik nu veel meer naar buiten.’ De innovatieprocessen moeten deze veranderingen zoveel mogelijk faciliteren, zegt collega Frederik van Steenbergen: ‘Het voordeel van kantoorinnovatie is dat informele contacten en kennisuitwisseling toenemen.’
Veranderingsbereidheid en een zekere mate van innovatief denken is wel een vereiste voor kantoorinnovatie, zo onderstrepen de experts. Voordat ze hun adviezen aan het papier toevertrouwen nemen adviseurs als Twynstra Gudde, Mooij en Veldhoen eerst uitgebreid allerlei processen binnen de organisatie onder de loep. ‘Je kijkt niet alleen naar wat iemand voor werk doet, maar ook naar de bedrijfscultuur en de bereidwilligheid om bijvoorbeeld een vaste werkplek op te geven,’ zegt Mooij. ‘Je ziet dat als mensen thuis werken zij het idee van persoongebonden werkplekken langzamerhand beginnen los te laten.’
‘We voeren zelfs toneelstukjes op om te laten zien hoe mensen werken en hoe organisatieprocessen anders georganiseerd kunnen worden,’ zegt Marco van Walstijn van Twynstra Gudde.
Een andere motivatie om met kantoorinnovatie te beginnen is dat het
ruimtebeslag aanzienlijk kan worden teruggedrongen, volgens Veldhoen tot wel zestig procent. Uit het onderzoek van het Engelse BRE blijkt dat de meeste ruimte in kantoren wordt benut door mensen die deze ruimte juist nauwelijks gebruiken, zoals het hogere management. Bij enkele innovatieprojecten raken managers dan ook hun vaste kamer kwijt.
De lage exploitatiekosten compenseren vaak ook voor de hogere inrichtingskosten van een innovatief kantoor, die doorgaans 75 procent hoger liggen dan van een traditioneel kantoor.
Minder goed te meten is het effect op de arbeidsproductiviteit als zodanig. Feit is wel dat de ‘arbeidssatisfactie’, zoals onderzoekers het steevast formuleren, in innovatieve kantoren erg hoog is. Mindy Hadi (BRE) wijst op het nieuwe kantoor van British Airways aan de Londense Waterside, dat een buitengedeelte kent met restaurants waar werknemers klanten kunnen ontvangen. Ten opzichte van het oude kantoor is de arbeidstevredenheid onder de BA werknemers met ruim vijftig procent gestegen, ondanks het feit dat niemand meer een vaste plek heeft.
Desondanks gaat het proces van kantoorinnovatie nog altijd erg langzaam. Er is angst voor negatieve effecten en het complexe proces van implementatie en beheer. TNO kwam eerder in het kader van een evaluatie van een aantal kantoorinnovatieprojecten, o.a. bij de Rijksgebouwendienst, Interpolis en automatiseerder Oracle, tot de conclusie dat lang niet alle doelstellingen van kantoorinnovatie voldoende worden gerealiseerd. Niet alleen ontbreekt in veel gevallen de afstemming tussen automatisering en inrichting, er is ook geen zicht op wat een werknemer precies nodig heeft en geen duidelijkheid over de integrale kosten en baten. Een ander punt is ook dat maar al te vaak wordt vergeten dat de manier van werken in de loop van de tijd kan veranderen en de organisatie zich flexibel moet kunnen aanpassen. ‘Wat je nogal eens ziet is dat organisaties niet goed voorbereid aan een innovatietraject beginnen,’ zegt Marco van Walstijn van Twynstra Gudde. ‘Dan is het management wel om, maar is de ITC afdeling nog niet aangeschakeld, met alle gevolgen van dien. Dit soort projecten lukt alleen als je het in de breedte wordt opgezet.’ Die mening is Eric Veldhoen ook toegedaan. ‘Het is niet zo moeilijk om een verdiepinkje Interpolis na te bouwen, maar men vergeet vaak dat er een integrale aanpak nodig is. Als je muren afbreekt om mensen te laten samenwerken en je niet meer wordt afgerekend op je aanwezigheid, maar op resultaat, moet dat facilitair wel worden ondersteund. Dus zul je naast open ruimten ook concentratieruimten moeten creëren. En als je iemand zijn werkplek afneemt, zul je iets moeten teruggeven wat ook echt inspireert. Elk innovatieproject begint met dan ook met verzet. Je moet mensen kunnen overtuigen dat het echt winst oplevert.’
Ook het Institute voor People en Buildings constateert een aantal knelpunten: bij organisaties met wisselwerkplekken is er vaak sprake van tijdverlies door het regelmatig verstellen van meubilair en opnieuw inloggen van de computer. Bij een krapte aan werkplekken gebeurt het nogal eens dat wisselwerkers een vaste plek claimen, net zoals strandgangers demonstratief handdoeken neerleggen op het strand of een windscherm installeren. Op de juridische afdeling van een telecombedrijf moest een innovatieproject zelfs worden teruggedraaid omdat de juristen vanwege veelvuldige vertrouwelijke gesprekken nadrukkelijk een eigen kamer wilden.
De Engelse onderzoekers vinden dat met name de rol van automatisering wordt overschat. Een belangrijk deel van de communicatie verloopt nog altijd mondeling, niet elektronisch. Nieuwe interactieve communicatievormen als e mail en voice mail werken als communicatiemedium minder goed en leiden zelfs tot frustraties.
‘Je hoort nog weinig mensen over kwaliteit,’ zegt Michel Mooij. ‘Als je stilteplekken creëert moeten die natuurlijk ook echt stil zijn.’
Het onlangs opgerichte Platform Future Sustainable Workspace, waarin leveranciers van kantoorproducten, de overheid, ICT-leveranciers en vastgoedbedrijven vertegenwoordigd zijn, probeert al wel aan te sluiten bij de behoefte van bedrijven die met innovatieprojecten bezig zijn. Bij het hogere management is volgens Eric Veldhoen in elk geval voldoende inzicht in veranderingsprocessen aanwezig. ‘Een aantal jaren terug moest ik nog praten als Brugman, maar je ziet dat raden van bestuur en ook gemeenten nu intensief met innovatie bezig zijn. Men weet dat je bij ons geen product, maar een visie koopt en wat die visie precies inhoudt.’
Dat neemt niet weg dat volgens volgens Veldhoen met name architecten en projectontwikkelaars nog te weinig zicht hebben op kantoorinnovatie. ‘Er worden nog steeds marktconforme gebouwen neergezet die je over een aantal jaren aan de straatstenen niet meer kwijt kunt. Er zijn nog te veel architecten die een monument voor zichzelf willen bouwen en er dan maar van uit gaan dat gebruikers zich aan het moeten kantoor aanpassen, in plaats van andersom. Ik kan goed met architecten omgaan, maar er gaat vaak wel een heel gevecht aan vooraf.’
Twynstra Gudde probeert architecten zoveel mogelijk bij innovatieprojecten te betrekken. ‘We gaan niet op hun stoel zitten,’ zegt consultant Bertolt Daems. ‘Wel moeten de organisatiewensen zoveel mogelijk worden afgestemd op huisvestingconcepten.’
Veldhoen wil vooral wonen en werken dichter bij elkaar brengen. Volgens hem zijn mensen productiever zijn als ze zich thuis voelen. ‘Ik geloof niet in thuiswerken, dat is weer een ander uiterste, maar wel in een situatie daartussenin. Het probleem is alleen dat veel satellietkantoren momenteel gevestigd zijn in bedrijvenparken, terwijl ze middenin woningwijken zouden moeten staan.’ Michel Mooij constateert dat de huidige satellietkantoren in elk geval niet functioneren. ‘Je bent niet thuis, maar ook niet echt op het werk, terwijl je eigenlijk de behoefte hebt om met je collega’s te communiceren.’
Het idee van het kantoor als ontmoetingsplaats moet volgens Twynstra Gudde ook weer niet te ver worden doorgetrokken. Bertolt Daems: ‘Je moet voorkomen dat kantoren gebouwen worden waar alleen nog maar stafdiensten zijn achtergebleven.’
Michel Mooij vindt regelmatig verhuizen eigenlijk een uitstekende manier om de organisatie en de faciliteiten over een langere periode goed op elkaar afgestemd te houden. Als de dynamiek in de bedrijfsprocessen dit vereist, zouden bedrijven volgens hem de verhuisfrequentie zover moeten opvoeren, dat verhuizen verandert in mobiliteit.Het kantoor wordt in elk geval steeds virtueler en platter, zo voorspelt Eric Veldhoen. ‘Ontwikkelingen in de ICT bieden die mogelijkheid al. De kabels van de computer worden doorgesneden, zodat we straks volledig draadloos kunnen communiceren.’
Michel Mooij: ‘Zo’n aanslag op het WTC in New York maakt weer eens duidelijk dat je als collectief kwetsbaar bent. Ik denk dat organisaties straks ook niet meer in één groot gebouw willen gaan zitten, maar zich steeds vaker diffuser over meerdere locaties zullen verspreiden.’

Verdeling van kantooractiviteiten
grafiek-jan-libbenga.jpg

(NRC Handelsblad 20 juni 2002)

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s