Het vormgeven van nieuw werk

Samenspel

Door M. Mooij

In een economische crisis, waarin de economische groei ernstig terugvalt en er onduidelijkheid bestaat over de snelheid van het herstel, neemt de concurrentie toe en komen de marges steeds verder onder druk te staan. Bedrijven reageren defensief, door het reduceren van kosten (afvloeien van personeel) en het afstoten van onrendabele onderdelen. Investeringen worden uitgesteld.

Maar na de eerste reducties komt de reactie: Na inkrimping en reorganisatie blijkt de huisvesting veel te ruim. Misschien wordt er gedacht, dat het kostentechnisch niet interessant is, omdat de overtollige ruimte toch niet kan worden verhuurd. Maar qua effect op de arbeidsproductiviteit is het wel degelijk van belang. Als er met minder mensen harder gewerkt moet worden, neemt het risico op uitval toe, arbeidsomstandigheden en de effectiviteit van de werkomgeving komen dan opnieuw in de belangstelling.

De bijdrage die de werkomgeving kan leveren aan de verbetering van de arbeidsproductiviteit is groot. En dat is belangrijk, want het ziet er naar uit, dat ook na het economische herstel verdere verhoging van arbeidsproductiviteit nodig zal zijn. Naast het vinden van nieuwe producten en markten, moeten nieuwe manieren van werken en organiseren worden ontwikkeld, waarmee een hogere arbeidsproductiviteit bereikt wordt. Dit betekent enerzijds opnieuw een rol voor de ICT en anderzijds een rol voor nieuwe denkbeelden over het werk, de arbeidsomstandigheden, het risico van uitval, de eigen verantwoordelijkheid enzovoort.

De werkomgeving is hierin een belangrijk element. Geen hippe speeltje, flipperkasten en biljarts, maar een gezonde ergonomisch verantwoorde omgeving waarin mensen ruimte krijgen om hun eigen werkstijl te optimaliseren en keuzevrijheid van werkplekken, gericht op het vinden van de meest effectieve, flexibele en creatieve werkstijl. Alles gericht op het credo van de komende jaren de slag om de arbeidsproductiviteit!

Over dit laatste gaat het hierna volgende artikel.

ARBEIDSPRODUCTIVITEIT

Wat bepaalt de arbeidsproductiviteit? Welke factoren zijn van invloed? Naast de inhoudelijke aspecten van het werk, hebben de omstandigheden een grote invloed op de productiviteit. Mensen geven niet voor niets de omstandigheden de schuld als iets niet lukt. Het is aannemelijk en tegelijk oncontroleerbaar. Reden te meer om de omstandigheden eens nader te beschouwen.
Om een compleet beeld te krijgen van de omstandigheden die van invloed zijn op de arbeidsproductiviteit, moeten we onze scope richten op het geheel van mensen, motivatie en middelen in ruimte en tijd. Dit betekent: de manier van werken, de werkomgeving, de arbeidsomstandigheden, het gereedschap, de kennis en vaardigheden de mentaliteit, de onderlinge verbondenheid, de gezamenlijke waarden enzovoort.
Positieve beïnvloeding is moeilijker aan te tonen, dan negatieve. Het wegnemen van de negatieve invloeden betekent wel meetbaar een verbetering realiseren.

Omstandigheden die kunnen helpen bij het minimaliseren van uitval:
Een gezond binnenklimaat
– licht
– geluid
– warmte
– ventilatie
Een goede werkhouding
– afwisseling, keuze, aanpassing
Orde en oriëntatie
– logische ontsluitingssystemen, voor verkeer, archivering en post
– structuur in ruimte en tijd: postrondes, maaltijden, dag en nacht, werk en rust
Zicht en privacy
– kunnen zien wat en wie er op je af komt
– de mogelijkheid hebben je om je af te schermen
Frustratie en ergernis
– het managen van verwachtingen
– technologie moet werken
Waardering en stress

De omstandigheden zijn niet alleen de werkomgeving. De werkomstandigheden worden gecreëerd door de werknemer door de confrontatie van zijn werkstijl en de werkomgeving. Een stoel op zich is niet goed of fout. je kunt goed of fout zitten en dat kan dan aan je eigen houding liggen of aan de stoel. De zorg voor goede arbeidsomstandigheden moet zich daarom ook richten op het samenspel van werkstijl en werkomgeving. Een deel van de verantwoordelijkheid ligt daarmee bij de werker zelf. De werkgever moet de goede stoel aanbieden, maar de werknemer moet goed kunnen/willen zitten. Dit geldt in toenemende mate, wanneer ook buiten het bereik van de werkgever wordt gewerkt, bijvoorbeeld in het wegrestaurant, de trein, thuis. De oplossing om de werkgever verantwoordelijk te maken voor de thuiswerkplek is geen echte oplossing, omdat het werken zich verder uitstrekt dan het kantoor en de thuisplek alleen. De werknemer is de enige die er op elke plek zelf bij is.
Naast de fysieke arbeidsomstandigheden zijn er ook sociale omstandigheden. Bijvoorbeeld: spanningen met collega’s, “pesten op het werk” teleurstelling enzovoort. Maar ook positieve invloeden van de collega’s, zoals het samen fitnessen, het elkaar opvangen en elkaar’s klankbord zijn.

Wanneer de omstandigheden de medewerkers gezond en gemotiveerd houden zijn de voorwaarden geschapen om,de dingen goed te doen (efficiency), de goede dingen te doen (effectiviteit), verschillende dingen te kunnen (flexibiliteit)en nieuwe dingen te ontwikkelen (creativiteit. Als dit het geval is, spreken we van een productieve workforce.

Om een productieve workforce op te bouwen en in stand te houden is het nodig de volgende drie elementen in hun onderlinge samenhang te besturen:
– De werkgemeenschap
– De werkomgeving
– De werkstijl

omg-style-comm

De werkgemeenschap
Het begrip werkgemeenschap zegt iets over binding en samenhang binnen de workforce. Een gemeenschap kenmerkt zich doordat het geheel meer is dan de som der delen. Een gemeenschap heeft een sociale structuur. Er is sprake van gezamenlijke waarden en van sociale controle.

Het begrip werkgemeenschap roept als snel associaties op met de wereld van therapie, verslaafden, religieuze gemeenschappen, of idealistische communes. Maar er bestaat ook een geheel andere wereld van gemeenschappen, namelijk de communities op het internet. Een gemeenschap kan het karakter hebben van een dorp, een familie, een clan een club, al naar gelang de omvang en de binding. In Japan bestaan gemeenschappen rond bedrijven met lifetime employment. Een gemeenschap geeft de leden iets terug wat meer is dan alleen de voldoening in het werk.
Een harmonieuze werkgemeenschap, waarin medewerkers respectvol met elkaar communiceren, is in staat zelf een deel van de medewerkers op te vangen, die anders misschien door ziekmelding hun vraag om hulp elders kenbaar maken.

Via de relaties van de medewerkers is de werkgemeenschap verbonden met netwerken buiten het bedrijf. Dit betekent dat werkrelaties en privé relaties in elkaar overgaan.

Een werkgemeenschap kent een bepaalde omvang, waarbij mensen elkaar kennen, elkaar kunnen vinden en onderling contact kunnen onderhouden. Deze omvang wordt bepaald door de sociale vaardigheden van de leden en de mate waarin onderling contact nodig is, de sociale structuur. Naarmate de groep groter wordt, worden de overlegstructuren ingewikkelder en kosten meer tijd. Maar ook het groepsgevoel, de vertrouwdheid, het elkaar kennen en het ‘iets voor de ander over hebben’ zijn maatgevend. Waarmee identificeer je je?, waarvoor voel je je verantwoordelijk? We zijn opgevoed met de maat van een schoolklas, misschien is dat wel een goed uitgangspunt voor de maat? Maar de omvang van een samenwerkende groep wordt ook bepaald door de menselijke afmetingen en ruimtelijke verhoudingen: moet je elkaar kunnen zien, wil je binnen gehoorafstand werken, binnen reikafstand, binnen loopafstand, maak je gezamenlijk gebruik van dezelfde hulpmiddelen, of werk je letterlijk aan één product?

De werkomgeving
Wat biedt de werkomgeving aan structuur in de maatvoering van groepen? We kennen eenpersoonskamers, tweepersoonskamers, groepsruimten van 3-6 personen, kantoortuinen, vergaderruimtes, het bedrijfsrestaurant enzovoort. Strookt dit ook met de organisatorische maat van groepen? Het is in de huidige praktijk de normaalste zaak, dat een afdeling van 12 man, bijvoorbeeld verdeeld is gehuisvest in twee tweepersoonskamers, twee groepsruimtes van 4 en 3 en een eenpersoonskamer van het hoofd. Het aantal personen per ruimte, de privacy is vaak gekoppeld aan de hiërarchie van de functies. Zou het niet logischer zijn deze groep de beschikking te geven over een domein met een ruimte waarin de gehele groep kan overleggen, ruimtes waarin mensen zich kunnen afzonderen voor een klein overleg, enkele ruimtes waarin af en toe alleen geconcentreerd gewerkt kan worden en een algemeen gebied waarin mensen zowel alleen als samen kunnen werken. Kortom een werkomgeving (werklandschap) waarin alle wenselijke situaties voorkomen, zonder dat personen een eigen territorium claimen.
Hiervoor is in de werkomgeving een bepaalde ruimtelijke structuur nodig, die aansluit bij de maatvoering van de werkgemeenschappen/-eenheden. Zo’n werkomgeving is geen afgietsel van een manier van werken, maar biedt gelegenheden om gezonde werkplekken de vinden en te creëren.
Maar de werkomgeving kent die zijn eigen ordening en bezit
autonome kwaliteit, die niet noodzakelijkerwijs altijd aan het werk is aangepast. Soms is de omgeving zelfs vijandig en leidt dit tot ander werkgedrag. Afhankelijk van de werkstijl kan een omgeving die niet voor werk bedoeld is soms toch uiterst succesvol worden gebruikt om te werken.

De werkomgeving maakt deel uit van de leefomgeving.
Doordat de werkomgeving overgaat in de leefomgeving, loopt de werkstijl over in de lifestyle.
De werkomgeving moet dus ook op een logische manier aansluiten op de directe stedenbouwkundige omgeving.

Stedenbouwkundige integratie met niet-specifiek-werk-functies:
– Bedrijfkantine wordt openbaar restaurant
– Bedrijfsfitnes wordt buurtfitness
– School en trainingsruimte bedrijf gezamenlijk gebruik
– Winkelen tijdens het werk of werken tijdens het winkelen

De werkomgeving moet natuurlijk wel functioneren. Het voert in het bestek van dit artikel te ver om nader in te gaan op de technologie aspecten, maar de ruimtelijke infrastructuur moet minimaal een heldere ontsluiting bieden van gebouwen en ruimtes. Looplijnen, routes, grenzen en domeinen moeten duidelijk herkenbaar zijn en goede oriëntatie mogelijk maken.

De werkstijl
Het is niet zo, dat de werkomgeving afgeleid kan worden uit de werkprocessen (naïef functionalisme). Het is ook niet zo, dat een werkgemeenschap gerealiseerd wordt met een goed ingedeelde werkomgeving. Het zijn twee dimensies van het vormgeven van werk. De derde dimensie wordt gevormd door de mens. Zijn wensen, stemmingen, ambities, cultuur, behoeften. Dit kan worden samengevat onder de werkstijl.

In een tijd, dat de informatietechnologie de vrijheid biedt om op vrijwel elke plek te werken, worden werknemers zich steeds meer bewust van de invloed die de omgeving heeft op hun effectiviteit en de invloed die zij kunnen uitoefenen om de omgeving zo in te richten, dat zij optimaal kunnen werken. Zij worden zich bewust van hun eigen werkstijl.
Niet de traditionele manier van werken die opgelegd is door het functioneren van een kantoor, maar de strategieën die de zelfstandige werker zelf kiest bij het effectief inrichten van zijn werk en zijn werkdag.

Werkstijlen zeggen iets over de cultuur waartoe mensen willen behoren, en hoe ze met hun omgeving om willen gaan.

HET SAMENSPEL

Een goed samenspel van Gemeenschap, Stijl en Omgeving leidt tot een onderlinge versterking van de bijdrage aan de productiviteit.

Werkgemeenschap en werkomgeving

De werkomgeving, het werklandschap geeft vorm en afmeting aan de werkeenheden, de werkgemeenschap. De werkgemeenschap stelt eisen aan de werkomgeving. Als beiden bij elkaar komen ontstaat er een werksituatie die beoordeeld kan worden op efficiency, effectiviteit, flexibiliteit en creativiteit.

De werkomgeving kan mits goed gekozen en vormgegeven, de werkgemeenschap afbakenen, beschermen en versterken. De plek die mensen bindt, de sfeer en uitstraling die de mensen bindt.

Werkgemeenschappen in de therapeutische of religieuze sfeer worden vaak afgebakend door de fysieke omgeving, bijvoorbeeld het klooster, de werkboerderij. Virtuele gemeenschappen hebben andere afbakeningen, zoals een bepaald computerplatform, of de taal. Gemeenschappen kunnen ook steeds dezelfde soort werkomgeving opzoeken, bij voorbeeld de industrie lofts in de creatieve scène, of hotellobby’s in de commerciële sfeer. De relatie tussen de werkomgeving en werkgemeenschap wordt dan mede bepaald door de werkstijl.

Werkgemeenschap en werkstijl

De werkstijl is enerzijds “het DNA” van de werkgemeenschap, de manier van werken, die de leden bindt en is anderzijds verbonden met de lifestyle van de medewerker.

Ervaring met de werkstijl wordt gedeeld en leidt tot verbetering van de manier van werken. De gemeenschap manifesteert zich naar buiten via de werkstijl van de medewerkers. De doelen van de gemeenschap komen in de werkstijl tot uiting. De werkstijl vormt een bindend element in de gemeenschap. Op een vanzelfsprekende manier staat hiermee de efficiency, effectiviteit, flexibiliteit en creativiteit hierdoor zowel individueel als voor de gemeenschap in de aandacht.
De binding van een medewerker met een gemeenschap waarin hij of zij zich thuis voelt op grond van gedeelde waarden rond het werken en de werkstijl is sterker, dan de binding op basis van een carrièrepad en een salarisontwikkeling.

Werkstijl en werkomgeving
Dankzij de informatietechnologie is het werk losgekomen van de fysieke omgeving. Het is mogelijk geworden om tijd- en plaatsonafhankelijk samen te werken. De invloed van de fysieke omgeving is niet verdwenen, maar is een vrij te beïnvloeden factor geworden. Het kiezen van de plek wordt een bewust proces. De omgevingen inspireert en faciliteert en de werker kiest positie. Dit gebeurt zowel op individueel niveau(micro), als op het niveau van de organisatie (macro).

Wat doe je waar en waarom?
Macro:
– Locatiekeuze, bronnen, beschikbaar personeel
– Bereidbaarheid klanten
– Omstandigheden, beschikbare voorzieningen, hulpmiddelen
Micro:
– Werkplekkeuze
– Beschikbaarheid, bereikbaarheid collega’s
– Bereikbaarheid klanten
– Beschikbare voorzieningen, middelen
– Kans op ontmoetingen
– Sfeer, inspiratie

Het bewust bezig zijn met dit keuzeproces leidt tot continu alert zijn op je eigen efficiency, effectiviteit, flexibiliteit en creativiteit. Als spin-off ontstaan weer ideeën over andere werkplekken, sferen, werkomgevingen, die beter bijdragen aan de output van de werkstijlen. De werkomgeving wordt beoordeeld in het licht van de bijdrage aan de prestatie van de workforce.
Dat is één van de dingen die we willen we bereiken in een productieve workforce.

Huisvesting/Werkomgeving moet presteren als integraal onderdeel van de productieve workforce. Deze prestatie van de huisvesting is vele malen interessanter dan de mogelijke reductie van de kosten van huisvesting zelf.

Alleen met een integrale benadering van de werkgemeenschap, werkomgeving en werkstijl is het mogelijk om uitval te voorkomen en de arbeidsprestatie te maximaliseren.

(Voor het eerst gepubliceerd in Overheid Facilitair 2003)

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s