Het gebouw bepaalt wat de gebruiker betaalt

Naamloos 20
Door M. Mooij

Gebouwen hebben meer invloed op het functioneren van een organisatie dan men vaak denkt. Naast de functie van onderdak speelt het gebouw ook een rol in andere functies binnen een organisatie. Huisvesting bepaalt bijvoorbeeld waar een organisatie haar processen uitvoert en hoeveel ruimte hiervoor beschikbaar is. Daarmee is huisvesting van grote invloed op de logistiek en de productie. Maar huisvesting is ook vormgeving en schept bijvoorbeeld de sfeer waarin klanten tegemoet getreden worden. Zij vormt de omgeving voor het inrichten van de werkplek en bepaalt hierdoor hoe flexibel er met werkplekken omgegaan kan worden. Daarnaast kan huisvesting een behoorlijk beslag leggen op de financiën van een organisatie.
Huisvesting is bovendien een belangrijke veroorzaker van kosten op andere gebieden. Een slechte organisatie lay-out veroorzaakt bijvoorbeeld hoge transportkosten en productiviteitverlies door lange reistijden.
Reden genoeg om de afstemming van de huisvesting op de eisen van de organisatie nauwlettend te bewaken. Maar betekent dit dan ook dat het ideale gebouw de organisatie zou moeten volgen? Moet elke verandering in de organisatie worden gevolgd door een verhuizing en verbouwing van de inrichting?

De gebouwde omgeving is van nature een trage omgeving, waar de verbondenheid met het grotere geheel een belangrijke rol speelt. Het gebouw is een onderdeel van de stedenbouwkundige context. Het gebouw vormt mede de stad en trekt mensen en dus verkeer aan. Anderen doen investeringen op grond van de aanwezigheid van een gebouw. Kortom, de traagheid komt niet alleen voort uit de aard van een gebouw zelf, maar ook vanuit de traagheid van de ruimtelijke, economische en ecologische systemen waarvan het deel uitmaakt.

De behoeften van gebruikers veranderen steeds sneller. Zo snel, dat de levenscyclus van het gebruik vele malen korter geworden is dan de levenscyclus van het vastgoedobject. Dit betekent dat een gebouw in zijn leven door verschillende gebruikers bewoond zal worden. Gebouwen moeten organisaties aantrekken en weer kunnen loslaten. Daarom moeten gebouwen duurzame kwaliteit bezitten, zodat ze gedurende hun leven interessant blijven voor steeds andere gebruikers. Gebruikers komen en gaan en nemen hun spullen weer mee.

Het gebouw staat dichter bij de infrastructuur van het wegennet en het glasvezelnet, dan bij het handschoenachtige karakter van de persoonlijke werkplek. De koffer met pc, telefoon, modem en dergelijke is persoonlijk, die neem je mee; de glasvezels en communicatiecomputers behoren tot de infrastructuur, die laat je achter.

Door anders om te gaan met de koppeling tussen de duurzaamheid van de gebouwde omgeving en dynamiek van het gebruik, kan de flexibiliteit in het gebruik van gebouwen toenemen terwijl de gebouwindeling stabieler wordt. De beweeglijkheid van de organisatie kan groter worden, als er minder verplaatst behoeft te worden om een verandering mogelijk te maken. Door de organisatie op een lossere manier te koppelen aan haar huisvesting, krijgt de organisatie meer bewegingsvrijheid.
Het accepteren van de traagheid met behoud van de ambitie om meer dynamisch te kunnen opereren leidt tot de volgende benadering:
– duurzaam vormgeven van alles wat traag is
– dynamisch inrichten van alles wat niet traag is, zoals menselijk gedrag (tot op zekere hoogte) en informatie(systemen);

Als de berg niet naar Mozes komt, moet Mozes naar de berg.

Het uit elkaar trekken van duurzaam vorm te geven zaken en dynamisch te organiseren zaken vraagt meteen om een ander facilitair concept. Het betekent dat een organisatie niet probeert haar inrichting continu te veranderen aan de hand van voorspellingen van eveneens continu veranderende details. Een organisatie faciliteert het werkproces door de interactie tussen werkprocessen en werkomgeving te organiseren. Men zorgt voor een duurzame omgeving waarin veranderingen in de organisatie kunnen plaatsvinden.

Het gaat bij een duurzaam huisvestingsconcept niet om het verzorgen van maatwerk voor continu veranderende organisaties, maar om het aanbieden van een stabiele omgeving en infrastructuur, die het de gebruiker mogelijk maken datgene te gebruiken wat hij nodig heeft.

Met een strategie die zich richt op het organiseren van de interactie tussen de gebouwen en het gedrag van de organisatie, kan een situatie worden gecreëerd waarin de organisatie actief ingeschakeld wordt bij het optimaliseren van haar werkomgeving. Door bijvoorbeeld de mensen wisselend gebruik te laten maken van functioneel en qua sfeer verschillende ruimten of meubelopstellingen ontstaat flexibiliteit in het gebruik, zonder dat de faciliteiten zelf flexibel behoeven te zijn.
Niet het streven om de steeds veranderende gebruiker te volgen, maar de unieke met de locatie verbonden kwaliteit van gebouwen moet het uitgangspunt zijn bij het creëren van de werkomgeving. Het gebouw wordt dan elementair in zijn kwaliteit en wordt zelfstandig gepositioneerd ten opzichte van het gebruik, zodat het een interessant object voor beleggers wordt.
Een langere levenscyclus van het vastgoed en alle daarmee verbonden duurzame infrastructurele voorzieningen zorgt voor duurzaamheid. Duurzaam bouwen volgens tijdloze principes zorgt voor vastgoed dat mensen aanspreekt ongeacht de functie van dat moment. Over het algemeen betekent dit een zekere overmaat, die meerdere vormen van gebruik beter toelaat dan die ene minimale functionele oplossing. Die overmaat kan men zich permitteren, omdat er over een langer periode gebruik wordt gemaakt en omdat het gebruik over die periode ook intensiever is.
Stabiliteit van de omgeving van het gebouw vergroot ook de beheerbaarheid. Het beheer kan zich volledig richten op het instandhouden van de objecten zelf en hoeft niet in te spelen op de grillige veranderingen in het gebruik. De facilitaire organisatie draagt de spullen niet langer achter de bewoners aan. Dit biedt uiteindelijk flexibiliteit aan de bewoners en biedt stabiliteit in het beheer van de faciliteiten en het vastgoed. Hiermee kunnen de beheerkosten, die voortkomen uit verhuizingen, verbouwingen en onderhoud, worden verlaagd. De facilitaire organisatie zal in de toekomst daarom ook meer worden georganiseerd naar het pand.

De stabiele werkomgeving moet bestaan uit specifieke werkplekken met een duidelijke eigen functie en een hoogwaardig karakter op de daartoe meest geëigende, niet noodzakelijkerwijs kleinst mogelijke plek. De gebruiker organiseert zijn werk en bepaalt daarbij wanneer, met wie en op welke werkplek iets moet gebeuren. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden en de stijl van werken zet de gebruiker hierbij deze werkplekken in. Hij kiest daarbij uit een aanbod van wezenlijk verschillende werkplekken, die tezamen een betere ondersteuning bieden dan de traditionele universele werkplek.
Duurzaamheid zit hem ook in architectonisch specifieker bouwen, zodat de locatie meer eigen kwaliteit krijgt. Werkplekken moeten voldoende eigenzinnig en specifiek zijn, om gebruikers te trekken en vast te houden. Aspecten als sfeer, vormgeving en locatie spelen daar een belangrijke rol bij. Werkplekken moeten zo ruim van afmeting zijn dat de gebruiksmogelijkheden niet worden beperkt. Het specifieke van een werkplek moet niet afgedwongen worden door het feit dat de afmetingen ander gebruik verhinderen. Iets meer maat maakt vaak een veel ruimer gebruik mogelijk.

Stappen in de FM-ontwikkeling

dynamiek-verschuift

We illustreren de weg naar interactie tussen dynamiek en duurzaamheid aan de hand van de ontwikkeling van facility management.

Volgen van de vraag (volgen)
De meest primitieve vorm van afstemmen is het volgen van de vraag. Elke wens vanuit het primaire proces wordt gehonoreerd. Men krijgt maatwerk, maar er wordt niet geanticipeerd; men loopt achter de feiten aan. Er worden geen langetermijnplanningen opgesteld of duurzame infrastructuren opgebouwd. Er wordt geproduceerd op order. Er wordt nauwelijks gestuurd op efficiëntie of effectiviteit van de ondersteuning.

Standaardiseren (het initiatief overnemen)
De volgende vorm van afstemmen is het voorschrijven van de ondersteuning met normen en standaarden. Er worden langetermijnplannen gemaakt op basis van ruimtenormen en ervaringscijfers om de efficiëntie van de huisvesting te verbeteren. Om de efficiëntie niet te veel te laten verstoren door de grillige behoeften van het primaire proces beschermt men deze werkwijze met normen en standaarden.

Contracteren (een deal sluiten)
Bij afstemming door middel van interne contracten komt ook de effectiviteit van de huisvesting in beeld. Ten behoeve van de efficiëntie van de huisvesting worden voor de lange termijn huisvestingsplannen en infrastructuren opgebouwd. Dit gebeurt echter op basis van contracten met de verantwoordelijken voor de primaire processen, zodat ook de effectiviteit gewaarborgd is.

Modellering van het primaire proces (samen voorspellen)
Met behulp van een model van het primaire proces worden de huisvestingsbehoeften zichtbaar gemaakt. Een strategische lay-out van het primaire proces maakt de behoeften aan huisvesting en infrastructurele voorzieningen zichtbaar. De aanleg van infrastructuren en de bouw of verwerving van gebouwen kunnen hierop worden afgestemd en de overige vormen van ondersteuning kunnen in volume worden geraamd. Maar er kan ook worden teruggekoppeld. Uitgaande van bepaalde gebouwen en bepaalde infrastructuren kan met behulp van het model worden onderzocht hoe het primaire proces kan worden geoptimaliseerd. Op het niveau van de werkplek moeten we hierbij denken aan de huidige praktijk van spaceplanning met behulp van vlekkenplannen en relatiediagrammen.

Interactie (accepteren dat je niet meer kunt voorspellen)
Als de toenemende verandering het primaire proces dermate onvoorspelbaar maakt, dat modellering van het primaire proces niet meer mogelijk is, komen we uit op de meest ultieme vorm van afstemming, de interactie. Je ziet dan een herintegratie van huisvestingstaken in de primaire processen. De ondersteunende infrastructuren zijn dermate ver ontwikkeld, dat de medewerkers in het primaire proces de nog overgebleven ondersteunende taken weer zelf uitvoeren als onderdeel van hun primaire werkzaamheden. Bijvoorbeeld het zelf kiezen en inrichten van de voor elke situatie meest optimale werkplek, waarbij de gebouwbeheerder de reserveringsprocedures, verplaatsingsmogelijkheden en doorschakelfaciliteiten gebruikersvriendelijk heeft geregeld. Kortom, een actieve inschakeling van de medewerkers bij de vormgeving van hun eigen ondersteuning.

Pas als je accepteert dat planning een te beperkte strategie is om de onvoorspelbare processen te kunnen volgen, kun je je openstellen voor strategieën, die in staat zijn om onvoorspelbaarheid te hanteren.
Door de beperkingen en de specifieke kwaliteiten van het gebouw als uitgangspunt te kiezen kan sneller een inrichting ontworpen worden die het gebouw maximaal benut. Als deze maximale benutting niet voldoet, is het gebouw sowieso nooit optimaal in te zetten voor de organisatie en kan het gebouw waarschijnlijk beter worden afgestoten. Een in hoge mate geoptimaliseerd kantoorgebouw kan vele functies goed huisvesten en biedt ook in het geval van afstoting een betere positie op de vastgoedmarkt dan een organisatiespecifiek ingericht gebouw.
Als de organisatie als uitgangspunt gekozen wordt, zien we dat vaak meerdere plannen worden ontwikkeld op basis van telkens weer bijgestelde veronderstellingen over de ontwikkeling van de organisatie. Als dan uiteindelijk wordt geconstateerd dat het ideale plan niet goed in het gebouw past, is een veelvoud van de werkelijke benodigde kosten al gemaakt.

(Nieuwsblad gebouw, 2003)

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s