Het maatwerk voorbij

ssgp3304-2008-02-23-at-17-15-16
Het lijkt op het eerste gezicht een tegenstelling, maar de flexibiliteit in het gebruik van kantoren kan toenemen terwijl de kantooromgeving stabieler wordt.
De beweeglijkheid van de organisatie kan groter worden, naarmate er minder verplaatst behoeft te worden om een verandering mogelijk te maken. Door de organisatie op een lossere manier te koppelen aan haar huisvesting, krijgt de organisatie meer bewegingsvrijheid.

Bij veel bedrijven komt de praktijk van de kantoorhuisvesting neer op het steeds weer opnieuw aan de bewoner beschikbaar stellen van op maat gemaakte kantoorindelingen. Telkens als de organisatie verandert, verplaatsen de gebruikers zich en wordt de kantooromgeving hierop aangepast. Deze benadering wordt duurder naarmate de veranderingen elkaar sneller opvolgen. Het zijn dan ook juist de organisaties die moeten ondernemen in een sterk dynamische omgeving die als eerste op zoek gaan naar andere benaderingen om aan de toenemende kosten van verandering een halt toe te roepen.

Flexibele kantoorconcepten bieden uitkomst.
De essentie van flexibele kantoorconcepten bestaat uit het aanbieden van specifieke werkplekken met een duidelijke eigen functie en een hoogwaardig karakter op de daartoe meest geëigende (niet noodzakelijkerwijs kleinste) plek. De gebruiker organiseert zijn werk en bepaalt daarbij wanneer, met wie en op welke plek iets moet gebeuren. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden en de stijl van werken zet de gebruiker hierbij deze werkplekken in. Hij kiest daarbij uit een aanbod dat bestaat uit wezenlijk verschillende werkplekken, die tezamen een betere ondersteuning bieden dan de universele traditionele werkplek.

Keuze vraagt om verschil
Bij de moderne kantoorconcepten wordt over het algemeen uitgegaan van zelfstandige medewerkers, die in elke situatie de meest geschikte omstandigheden kunnen kiezen om te werken. Deze keuzevrijheid is mooi, maar de medewerker wordt daarmee ook verantwoordelijk voor het kiezen van de optimale plek bij een bepaald soort werk. Vanaf het moment dat de medewerker zelfstandig verantwoordelijk wordt voor de resultaten van het werk, zal hij verlangen dat de voor hem optimale werksituaties ook werkelijk in het aanbod voorkomen. Kortom: met het bieden van keuze ontstaat de verplichting tot het bieden van zinvolle verschillen. Een stilteplek moet werkelijk rust bieden, een ontmoetingsruimte moet daadwerkelijk de kans op zinnige ontmoetingen vergroten en een vergaderzaal moet voorzieningen bieden om een groepsproces te faciliteren. Een werkplek moet minstens goed zijn in de functie waarvoor hij wordt aangeboden. De aangeboden werkplekken moeten daartoe niet alleen verschillend zijn, maar moeten tevens hoogwaardige functionaliteit en kwaliteit bezitten.

Naast een functionele legitimatie zullen werkplekken verblijfskwaliteit moeten hebben, die ze zo interessant maakt dat ze zelfs voor andere dan de oorspronkelijk bedoelde functies gebruik zullen worden. Schrijvers hebben vaak favoriete werkplekken die helemaal niet als werkplek bedoeld zijn, bijvoorbeeld in de trein, een hoekje in het café, of een vissershutje. Dergelijke plekken worden op grond van hun karakter verkozen boven veel beter ergonomisch verantwoorde werkplekken thuis of op kantoor. Met goede vormgeving en aandacht voor de kwaliteit van het gebouw en de locatie kan dergelijke kwaliteit ook het kantoor binnen gehaald worden. Er ontstaat dan een wederzijdse versterking tussen de vrijheid om te kiezen en het aanbod van de verschillen. Hierin kan de gebruiker op een actieve manier de omgeving inzetten ter ondersteuning van en ter inspiratie voor zijn werk en zijn samenwerking met anderen.

Verandering vraagt om stabiele elementen in de omgeving

De kantooromgeving moet niet alleen uitdagend en stimulerend zijn door het bieden van verschil, maar moet de in toenemende mate bewegende gebruiker tegelijkertijd voorzien van de nodige rustpunten. Juist als er veel en snelle veranderingen in de organisatie optreden, moet de werk- en leefomgeving niet met alles mee veranderen. Men moet zich kunnen vasthouden aan duurzame elementen die tijdloze kwaliteit hebben, zodat verandering niet als bedreigend ervaren wordt, maar de veranderingsbereidheid juist gevoed wordt. Het is bijvoorbeeld plezieriger om zelf te verhuizen in een omgeving waarin de huizen blijven staan, dan te blijven wonen in een omgeving waarin de huizen worden gesloopt en een geheel nieuwe omgeving wordt aangelegd. Dit heeft alles te maken met het feit dat de mens van nature zelf actie wil nemen en niet verrast wil worden door een omgeving die plotseling begint te veranderen. Bomen groeien langzamer dan dat mensen verouderen. Alles wat sneller verandert vinden wij vergankelijker en biedt geen houvast. Juist de dingen uit het verleden die generaties hebben zien komen en gaan, bezitten de kwaliteit mensen gerust te kunnen stellen.
Elke kantooromgeving zou als het ware zijn “monumenten” moeten bezitten. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt door het handhaven van het oude hoofdkantoor, waar het bedrijf ontstaan is en waar de herinneringen uit het verleden worden bewaard. Maar het kan ook door een bepaalde voor het bedrijf specifieke manier van opstellen van de balie of door het gebruik van die “gekke, eigenlijk niet meer zo functionele ladekastjes, waar de baas zo gek van is”. Het vreemde is dat monumenten de noodzakelijke rust kunnen bieden in veranderende omgevingen, maar dat juist veranderende omgevingen nooit leiden tot het ontstaan van monumenten. Voor het ontstaan van een monument is het nodig dat de veranderingen delen van de omgeving gedurende langere tijd ongemoeid laten.

Veranderen betekent ook loslaten
Een meer dynamisch gebruik van de kantooromgeving betekent dat gebruiker en kantooromgeving elkaar na een “innige omhelzing” ook weer moeten kunnen loslaten. Gedurende de periode van gebruik moet de omgeving eigen gemaakt kunnen worden. Dit gebeurt niet door de kantoorinrichting zelf telkens aan te passen, maar door het gebruik en de interpretatie ervan te veranderen.
De kantooromgeving moet dit stimuleren door bijvoorbeeld een beperkt aantal verplaatsbare elementen. Als een werkruimte multi-inzetbaar wordt gemaakt, kunnen de veranderingen in eerste instantie worden opgevangen door het anders gebruiken van dezelfde ruimte. Pas in tweede instantie behoeft te worden uitgeweken naar het gaan gebruiken van een andere ruimte. De oude omgeving wordt niet aangepast, maar wordt achtergelaten voor een volgend gebruik.

Loslaten betekent ook genoeg vertrouwen hebben in het alom beschikbaarheid van voorzieningen, zodat je niet alles mee hoeft te verhuizen. Verhuis geen spullen mee, die uitwisselbaar zijn. Informatie kan tegenwoordig vanaf elke plek toegankelijk gemaakt worden. Bovendien zal, als gevolg van de miniaturisering de grens verschuiven tussen dingen die tot de kantooromgeving behoren en dingen die meegenomen kunnen worden. Dit heeft gevolgen voor mate waarin en de wijze waarop activiteiten aan plekken gebonden zijn. Hybride oplossingen, zoals wisselwerktrolley, verrijdbare bureaus en dergelijke, die de huidige mode van een kantooromgeving op wielen ons voorschotelt (1997), zie ik als een tussenfase in een ontwikkeling naar een nieuwe grensbepaling tussen mobiele en vaste elementen in de kantooromgeving. De scheiding zal in de toekomst ook scherper worden. Alles wat mobiel is wordt net zo mobiel als de gebruiker en alles wat onderdeel is van de kantooromgeving wordt stabieler en meer gekoppeld aan het vastgoed en van meer duurzame kwaliteit.

Zoals de moderne reiziger zich wapent met een klein koffertje met de hoogst noodzakelijke persoonlijke spullen en een creditcard waarmee hij al het overige uit de hotel- en restaurantomgevingen haalt, zo kan de moderne kantoormedewerker met zijn mobiele telefoon, en laptop op elke plek in kantoren, hotels en op niet speciaal voor kantoorwerk bedoelde plekken werken en gebruik maken van alle faciliteiten die het intranet en het internet bieden.

Organisaties die zich deze houding ten aanzien van het gebruik van huisvesting eigen maken, komen los van de beperkingen van heen gebouw en benutten op flexibele wijze de kwaliteiten van bepaalde gebouwen en locaties op bepaalde momenten of voor bepaalde perioden.

Stabiliteit
Met een grotere beweeglijkheid van de mobiele elementen kan tegelijkertijd een stabilisering gerealiseerd worden van niet mobiele elementen in de kantooromgeving.
Niet de pogingen om de steeds veranderende gebruiker te volgen, maar de unieke met de locatie verbonden kwaliteit van gebouwen moet dan het uitgangspunt zijn bij het creëren van de kantooromgeving.
Het gebouw wordt daardoor dermate elementair in zijn kwaliteit en zelfstandig gepositioneerd ten opzichte van het gebruik, dat het een interessanter object voor beleggers wordt. De duurzame functionaliteit van het stabiele deel van de kantooromgeving vormt de basis voor een goede waardeontwikkeling.
Stabiliteit van de omgeving vereenvoudigt ook het beheer ervan. Het beheer kan zich richten op het in stand houden van de objecten zelf en hoeft niet in te spelen op de grillige veranderingen in het gebruik. De facilitaire organisatie draagt de spullen niet langer achter de bewoner aan, maar biedt een kantooromgeving met voldoende differentiatie en voldoende eigenzinnige kwaliteit om bewoners te trekken. Deze benadering biedt flexibiliteit aan de bewoners en biedt stabiliteit in het beheer van de faciliteiten en het vastgoed. Hiermee kunnen de beheerkosten, die voortkomen uit verhuizingen, verbouwingen en onderhoud worden verlaagd.

Er komt een scherpere tweedeling tussen de omgeving en het gebruik. Zaken die tot de omgeving behoren worden duurzamer, de levenscyclus wordt langer en daardoor kunnen investeringen over een langere periode worden afgeschreven. Zaken die tot het gebruik en de gebruiker behoren worden veranderlijker, de levenscyclus wordt korter, daardoor kan snel op ontwikkelingen worden ingespeeld en is de flexibiliteit maximaal gediend.

Kortom: “Een beweeglijker gebruik in een stabielere omgeving”

Gepubliceerd in Facility Management Magazine nr. 55, mei/juni 1997 en “Het Nieuwe Werken” jaargang 4 , nr. 1

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s