“Branding the office”

prestatie-organisatie

De bijdrage die een goede werkomgeving kan leveren aan het verbeteren van de prestaties van mensen is groot. De belangstelling voor ‘branding’ van de werkomgeving is groeiende en de werkomgeving wordt geacht bij te dragen aan een gevoel van ‘company pride’. Een boeiende, gezonde werkomgeving met keuze uit verschillende ergonomisch verantwoorde werkplekken en ontmoetingsplekken biedt mensen de ruimte om hun eigen werkstijl te ontplooien en zich verbonden te voelen met het bedrijf. Alles gericht op een doelmatige realisatie van de missie van de onderneming!

Dat die fysieke omgeving invloed heeft, blijkt wel uit het feit, dat mensen graag de omstandigheden de schuld geven, als iets niet lukt. Het is aannemelijk en tegelijk oncontroleerbaar. Een goede reden om de omstandigheden eens nader te beschouwen. Om een compleet beeld te krijgen van de omstandigheden die van invloed zijn op de prestatie van mensen, moeten we onze scope richten op het geheel van mensen, motivatie en middelen in ruimte en tijd. Dit betekent: de manier van werken, de werkomgeving, de arbeidsomstandigheden, het gereedschap, de kennis en vaardigheden de mentaliteit, de onderlinge verbondenheid, de gezamenlijke waarden enzovoort.

De omstandigheden zijn niet automatisch bepaald door de werkomgeving. De werkomstandigheden worden gecreëerd door de werknemer, door de confrontatie van zijn manier van werken en de werkomgeving. Bijvoorbeeld: een stoel op zich is niet goed of fout. Je kunt goed of fout zitten en dat kan dan aan je eigen houding liggen of aan de stoel. De zorg voor goede arbeidsomstandigheden moet zich daarom ook richten op het samenspel van gedrag en werkomgeving. Een deel van de verantwoordelijkheid ligt daarmee bij de werker zelf. De werkgever moet de goede stoel aanbieden, maar de werknemer moet goed kunnen/willen zitten. Dit geldt in toenemende mate, wanneer ook buiten het bereik van de werkgever wordt gewerkt, bijvoorbeeld in het wegrestaurant, de trein, thuis. De oplossing om de werkgever verantwoordelijk te maken voor de thuiswerkplek is geen echte oplossing, omdat het werken zich verder uitstrekt dan het kantoor en de thuisplek alleen. De werknemer is de enige die er op elke plek zelf bij is. Dit geldt niet alleen voor de ergonomie, maar voor alle werkomstandigheden die het werk positief of negatief kunnen beïnvloeden. Als je bijvoorbeeld geconcentreerd moet kunnen werken, zoek je dan ook een plek op die daarvoor de beste omstandigheden biedt?

En dan zijn er ook nog de sociale omstandigheden. Bijvoorbeeld: spanningen met collega’s, pesten op het werk. teleurstelling enzovoort. Maar ook positieve invloeden van de collega’s, zoals het samen fitnessen, het elkaar opvangen en elkaars klankbord zijn.

“Branding the office” zal dus meer moeten omvatten dan de fysieke werkomgeving alleen. Het toepassen van huisstijlkenmerken in het interieur is niet voldoende. Willen we bereiken, dat de medewerkers zich betrokken voelen, iets voor het bedrijf over hebben en klanten weten aan te trekken, dan zal branding zich moeten richten op het samenspel van de volgende drie elementen:

  • de werkgemeenschap
  • de werkomgeving
  • de werkstijl

De werkgemeenschap

Het begrip werkgemeenschap zegt iets over binding en samenhang binnen de organisatie. Een gemeenschap kenmerkt zich doordat het geheel meer is dan de som der delen. Een gemeenschap heeft een sociale structuur. Er is sprake van gezamenlijke waarden en van sociale controle.

Het begrip werkgemeenschap roept als snel associaties op met religieuze gemeenschappen of idealistische communes. Maar er bestaat ook een geheel soort gemeenschappen, bijvoorbeeld op het internet. Denk maar eens aan MSN, Hyves, social bookmarking sites of dating communities. Een gemeenschap kan het karakter hebben van een dorp, een familie, een clan, een club, al naar gelang de omvang en de binding. In Japan bestaan nog steeds gemeenschappen rond bedrijven met lifetime employment. Een gemeenschap geeft de leden iets terug wat meer is dan alleen de voldoening in het werk. Een harmonieuze werkgemeenschap, waarin medewerkers respectvol met elkaar communiceren, is in staat zelf een deel van de medewerkers op te vangen, die anders misschien door ziekmelding hun vraag om hulp elders kenbaar maken.

Via de relaties van de medewerkers is de werkgemeenschap verbonden met netwerken buiten het bedrijf. Dit betekent dat werkrelaties en privé-relaties in elkaar overgaan.

Een werkgemeenschap kent een bepaalde omvang, waarbij mensen elkaar kennen, elkaar kunnen vinden en onderling contact kunnen onderhouden. Deze omvang wordt bepaald door de sociale vaardigheden van de leden en de mate waarin onderling contact nodig is, de sociale structuur. Naarmate de groep groter wordt, worden de overlegstructuren ingewikkelder en kosten meer tijd. Maar ook het groepsgevoel, de vertrouwdheid, het elkaar kennen en het ‘iets voor de ander over hebben’ zijn maatgevend. Waarmee identificeer je je? Waarvoor voel je je verantwoordelijk? We zijn opgevoed met de maat van een schoolklas. Misschien is dat wel een goed uitgangspunt voor de maat? Maar de omvang van een samenwerkende groep wordt ook bepaald door de menselijke afmetingen en ruimtelijke verhoudingen: moet je elkaar kunnen zien, wil je binnen gehoorafstand werken, binnen reikafstand, binnen loopafstand, maak je gezamenlijk gebruik van dezelfde hulpmiddelen, of werk je letterlijk aan één product?

De werkomgeving

De werkomgeving is de fysieke omgeving waarin gewerkt wordt. Dat kan het kantoor zijn, maar voor wie veel onderweg is, is het ook het wegrestaurant, de studeerkamer thuis, de vergaderzaal bij de klant, enzovoorts.

Op kantoor kennen we kamers, groepsruimten, kantoortuinen, vergaderruimtes, het bedrijfsrestaurant enzovoort. Het is in de huidige praktijk de normaalste zaak, dat bijvoorbeeld een afdeling van twaalf man, verdeeld is gehuisvest in twee tweepersoonskamers, twee groepsruimtes van vier en drie en een eenpersoonskamer van het hoofd. Het aantal personen per ruimte en de mate van privacy zijn vaak gekoppeld aan de hiërarchie van de functies. Het kan ook anders. Je kunt bijvoorbeeld een groep de beschikking te geven over een domein met een ruimte waarin de gehele groep kan overleggen, ruimtes waarin mensen zich kunnen afzonderen voor een klein overleg, enkele ruimtes waarin af en toe alleen geconcentreerd gewerkt kan worden en een algemeen gebied waarin mensen zowel alleen als samen kunnen werken. Kortom een werkomgeving (werklandschap) waarin alle wenselijke situaties voorkomen, zonder dat personen een eigen territorium claimen.

Hiervoor is in de werkomgeving een bepaalde ruimtelijke structuur nodig, die aansluit bij de maatvoering van de groepen/werkgemeenschappen. Zo’n werkomgeving is geen afgietsel van een manier van werken, maar biedt gelegenheden om geschikte werkplekken de vinden en te creëren.

Maar de werkomgeving die kent ook een eigen sfeer en bezit autonome kwaliteit, die niet noodzakelijkerwijs altijd aan het werk is aangepast. Soms is de omgeving zelfs vijandig en leidt dan tot ander werkgedrag. Bijvoorbeeld in een overvol winkelcentrum, waar je probeert een rustig plekje te vinden om te telefoneren. Afhankelijk van de werkstijl kan een omgeving die niet voor werk bedoeld is soms toch uiterst succesvol worden gebruikt om te werken. Denk maar aan een vissershutje waar je je terug kunt trekken om een artikel te schrijven.

De werkomgeving maakt deel uit van de leefomgeving. Zeker wanneer er ook buiten het kantoor gewerkt wordt, zal blijken dat de werkomgeving overgaat in de leefomgeving. De werkomgeving kan dus ook bewust meer worden geïntegreerd in de leefomgeving en de werkomgeving kan ook op meer horeca-achtige wijze worden geëxploiteerd door in gastvrijheid gespecialiseerde bedrijven. (Zie Figuur 1.)

integratie-van-de-werk-en-leefomgeving.jpg

De werkstijl

Het is niet zo, dat de werkomgeving afgeleid kan worden uit de werkprocessen (naïef functionalisme). Het is ook niet zo, dat een werkgemeenschap gerealiseerd wordt met een goed ingedeelde werkomgeving. Het zijn twee dimensies van het vormgeven van werk. De derde dimensie wordt gevormd door het individu. Zijn wensen, vaardigheden, ambities, behoeften. Dit kan voor ons doel worden samengevat onder de werkstijl.

In een tijd, dat de informatietechnologie de vrijheid biedt om op vrijwel elke plek te werken, worden werknemers zich steeds meer bewust van de invloed die de omgeving heeft op hun effectiviteit en de invloed die zij kunnen uitoefenen om de omgeving zo in te richten, dat zij optimaal kunnen werken. Zij worden zich bewust van hun eigen werkstijl.

Niet de traditionele manier van werken die opgelegd is door het functioneren van een kantoor, maar de strategieën die de zelfstandige werker zelf kiest bij het effectief inrichten van zijn werk en zijn werkdag.

Werkstijlen zeggen ook iets over de cultuur waartoe mensen willen behoren, en hoe ze met hun omgeving om willen gaan. Zoals de werkomgeving deel uitmaakt van de leefomgeving, zo maakt de werkstijl deel uit van de lifestyle.

Het samenspel

Een goed samenspel van Gemeenschap, Stijl en Omgeving leidt tot een onderlinge versterking van de bijdrage aan de productiviteit.

prestatie-organisatie

Werkgemeenschap en werkomgeving – De werkomgeving, het werklandschap geeft vorm en afmeting aan de werkeenheden, de werkgemeenschap. De werkgemeenschap stelt eisen aan de werkomgeving. Als beiden bij elkaar komen ontstaat er een werksituatie die beoordeeld kan worden op efficiency, effectiviteit, flexibiliteit en creativiteit.

De werkomgeving kan mits goed gekozen en vormgegeven, de werkgemeenschap afbakenen, beschermen en versterken. De plek die mensen bindt, de sfeer en uitstraling die de mensen bindt. Werkgemeenschappen worden vaak afgebakend door de fysieke omgeving, bijvoorbeeld het klooster, de werkboerderij. Virtuele gemeenschappen hebben andere afbakeningen, zoals een bepaald computerplatform of de taal. Gemeenschappen kunnen ook steeds dezelfde soort werkomgeving opzoeken, bij voorbeeld de industrielofts in de creatieve scène, of hotellobby’s in de commerciële sfeer. De relatie tussen de werkomgeving en werkgemeenschap wordt dan mede bepaald door de werkstijl.

Werkgemeenschap en werkstijl – De werkstijl is enerzijds ‘het DNA’ van de werkgemeenschap, de manier van werken, die de leden bindt en is anderzijds verbonden met de lifestyle van de individuele medewerker.

Ervaring met de werkstijl wordt gedeeld en leidt tot verbetering van de manier van werken. De gemeenschap manifesteert zich naar buiten via de werkstijl van de medewerkers. De doelen van de gemeenschap komen in de werkstijl tot uiting. De werkstijl vormt een bindend element in de gemeenschap. Op een vanzelfsprekende manier staan hiermee de efficiency, effectiviteit, flexibiliteit en creativiteit hierdoor zowel individueel als voor de gemeenschap in de aandacht.

De binding van een medewerker met een gemeenschap waarin hij of zij zich thuis voelt op grond van gedeelde waarden rond het werken en de werkstijl is sterker, dan de binding op basis van een carrièrepad en een salarisontwikkeling.

Werkstijl en werkomgeving – De interactie tussen de werkstijl en de werkomgeving is een permanent keuzeproces. De omgevingen inspireert en faciliteert en de werker kiest positie. Dit gebeurt zowel op individueel niveau(micro), als op het niveau van de organisatie (macro). (Zie figuur 3.)

integratie-van-de-werk-en-leefomgeving-2.jpg

Het bewust bezig zijn met dit keuzeproces leidt tot continu alert zijn op je eigen efficiency, effectiviteit, flexibiliteit en creativiteit. Als spin-off ontstaan weer ideeën over andere werkplekken, sferen, werkomgevingen, die beter bijdragen aan de output van de werkstijlen. De werkomgeving wordt beoordeeld in het licht van de bijdrage aan de prestatie van het individu en de gemeenschap.

Verbinden

Door het geheel van werkgemeenschap, werkomgeving en werkstijl in hun onderlinge samenspel als object van branding te kiezen, ontstaat een geloofwaardig en overtuigend geheel, om mensen, locaties en gemeenschappen te verbinden.

Dat is meer dan styling van het kantoor. Het is indruk die het werken met de organisatie achterlaat bij klanten, medewerkers, bezoekers en toevallige voorbijgangers, zowel op kantoor als er buiten.

Auteur M. Mooij M.Arch.

Bron: Real Estate Magazine, editie 55

Download het oorspronkelijke artikel op de downloadpagina

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s