Mix van ICT, HRM en FM

facilitairadviseur

Interview Michel Mooij door Theo Bisseling (overleden op 26-09-2008)

Sinds 1997 is de heer M. Mooij als zelfstandig en onafhankelijk adviseur actief. Voordat hij WorkSpace Consultancy begon, werkte hij bij diverse algemene adviesbureaus op het gebied van facility management, is actief geweest in de automatisering en was de eerste acht jaar van zijn werkzame leven verbonden aan een architectenbureau. In zijn adviespraktijk voor werk en werkomgeving verbindt hij deze werelden. Voor hem zijn oplossingen op het gebied van huisvesting en informatietechnologie geen sluitstuk maar juist het begin van de oplossing van de wijze waarop mensen binnen een organisatie actief zijn.

‘WorkSpace Consultancy houdt zich bezig met werk en werkomgeving. In de bedrijfsnaam’, zo geeft de heer M. Mooij aan van het in Hilversum gevestigde adviesbureau, ‘kom je geen facility management tegen of varianten op die term. Facility management is mij een te breed adviesterrein. Als adviesbureau heb je behoefte aan een duidelijke focus. Ik richt mij op de werkplek.
‘De werkplek mag als aandachtsgebied een smal adviesterrein zijn, ik benader dit echter wel zeer breed. In die benadering durf ik te stellen dat ik uniek ben. Ik benader de werkplek en de werkomgeving vanuit de informatie- en communicatietechnologie, human resource management Èn facility management. Deze mix is ontstaan uit mijn arbeidsverleden. Ik ben mijn arbeidzame leven begonnen als architect, daarna heb ik in de automatisering en bij een aantal adviesbureaus gewerkt op het gebied van facility management.
‘De ontwikkelingen binnen de informatietechnologie zijn er de oorzaak van dat veranderingen in werk en werkomgeving mogelijk worden. Zonder ontwikkelingen op dit terrein waren al die varianten in alternatieve werkplekconcepten nooit ontstaan. De informatietechnologie is er bijvoorbeeld de oorzaak van dat er heel anders gedacht wordt over afstand. Informatietechnologie maakt het ook mogelijk dat medewerkers worden afgerekend op de prestatie die ze leveren. Dat is allemaal goed vast te leggen. Zaken zijn nu veel beter dan voorheen te monitoren. De computernetwerken, de digitalisering, het elektronische berichtenverkeer, het zijn allemaal zaken die het werk en de werkomgeving drastisch hebben veranderd.
‘Een nieuwe generatie medewerkers is met die veranderingen opgegroeid. Dat is de wat ik noem de wat-kost-het-me- en de wat-levert-het-me-op-generatie. Mensen die zakelijker zijn, maar aan de andere kant eveneens informeler. Een groep die hoge eisen stelt aan de verblijfskwaliteiten binnen een organisatie.
‘Bij die zakelijker aanpakt past het steeds meer in projectverband werken. Doordat die projecten kortstondig zijn en veelal van wisselende samenstelling, is het niet verwonderlijk dat deze vorm van werken alleen kan gedijen in een omgeving die uitgerust is met de modernste informatietechnologie.
‘Hoe ga je met dit soort zaken om? Het herontwerpen van het werken noem ik de kern van mijn adviespraktijk. Bij voorkeur start ik het proces van herontwerpen van het werk niet vanuit het facility management. Ik geef er de voorkeur aan om dat proces te verankeren in de lijn. De echte drive in een organisatie is immers afkomstig vanuit het primaire proces.
‘In de praktijk kom je het nog maar weinig tegen dat het facility management de ontwikkelingen binnen het primaire proces op de voet volgt. De facilitaire dienst neemt nog te vaak een te afwachtende houding aan. Dat is jammer. Op die manier mist men de boot. Overigens te ver voor de muziek uitlopen levert evenmin resultaat op.
‘Die afwachtende houding is voor een deel het gevolg van het feit dat men nog te veel in spullen denkt. Het gaat niet om stoelen, tafels, scheidingswanden en dat soort zaken. Daarnaast slokt het eigen proces ook de nodige energie op en is een deel van de facility managers te veel en te theoretisch bezig met de strategische aspecten van facility management.
‘Facility management heeft veel te lang vastgezeten aan vierkante meter-normen, systeemmeubilair, archivering en dergelijke. Nu zijn als gevolg van de ontwikkelingen op het gebied van ICT organisaties zo turbulent geworden, dat ook met al die typische flexibele oplossingen van de facilitaire dienst de ontwikkelingen niet bij kan houden.’

Stabiliteit

In zijn model rond werken en werkomgeving heeft Mooij een belangrijke plaats in gedachten voor human resource management. ‘Werken in een nieuwe omgeving moet je leren en voor die begeleiding moet de afdeling Human Resource Management zorgdragen. Kijkend naar het proces is het niet zo moeilijk om alle van belang zijnde functionaliteiten rond het werk vast te leggen. Maar hoe ga je als medewerker om met al die functionaliteiten? Dat moet je leren en het liefst van professionals.
‘Als de overstap is gemaakt van een traditioneel kantoor naar een innovatieve werkomgeving, dan moeten mensen weten wanneer ze wel of niet op kantoor moeten zijn, wanneer ze een rondje moeten gaan lopen enzovoort. Men moet ervaren bij welk soort werk in een bepaalde ruimte, de beste prestatie wordt gerealiseerd.
‘Doordat de snelheid waarmee veranderingen zich voltrekken niet meer bij te houden zijn, moet je niet proberen de werkplek steeds flexibeler te maken maar moet je juist het omgekeerde doen. Eerst moet de diverse functionaliteiten in het werk onderscheiden. Daarna zul je die functionaliteiten allen specifiek moeten vormgeven. Als dat gedaan is, ontstaat stabiliteit. Feitelijk komt het er op neer dat men de spullen moet laten staan en mensen door het pand bewegen. Ik heb dan ook meesmuilend rondgelopen op de Orgatec. De meeste inrichters dachten te voorzien in flexibiliteit door poten te vervangen door wielen. Het gaat om de kwaliteit van een plek. Ik heb toch ook geen stamkroeg aan mijn huis gebouwd. Als ik de gezelligheid van het café wil, dan ga ik naar de plek die dat biedt. Dat doen mensen al eeuwen en op kantoor hoort dat ook zo te gaan.’

Oplossing

Als het gaat om nieuwe werkplekvormen, geeft Mooij toe dat hij toch ook het besparingsprincipe als argument naar voren schuift. ‘Bij algemeen management is dat nu eenmaal een manier om de aandacht te krijgen. Als de verandering in werken alleen ingegeven is om vierkante meters te besparen, laat men grote kansen liggen. Daar wijs ik hen vervolgens direct op. Men laat dan echt kansen lopen. Voor mij zijn die besparingen meer een hefboom om een proces op gang te krijgen.
‘Als je naar alternatieve werkplekconcepten kijkt, dan valt mij op dat vanuit de Arbo-hoek er heel krampachtig wordt gereageerd. De Arboregels zijn gebaseerd op een statische kantoororganisatie. Bij een flexibel kantoorconcept dient ineens al het meubilair in hoogte verstelbaar te zijn. Je kunt ook diverse settings hebben waarbij de mensen zelf uit een hoger of lager bureau kunnen kiezen. Dat is een veel goedkopere oplossing.
‘Als adviseur heb ik er voor gekozen om onafhankelijk te zijn. Ik verkoop dan ook geen producten en er bestaan geen bindingen met leveranciers. Die combinatie gaat niet samen. Als je een hamer in de hand hebt, ziet de hele wereld eruit als een spijker.
‘Zeker als een organisatie nog niet helemaal weet wat men met de nieuwe werkomgeving wil, is het funest om je bij te laten staan door een projectinrichter. Zij hebben een zeker belang bij de oplossing die wordt aangedragen. Helaas kom je dit nog maar al te vaak tegen. Wat mij verder stoort aan projectinrichters is dat men het beeld voedt dat alternatieve werkplekconcepten gelijk is aan het slepen met trolleys en stiltekamers. Het gaat niet om de inrichting, maar om de organisatie. Je moet eerst met de organisatie aan de slag en dan komt de rest vanzelf.
‘Doordat mijn filosofie enigszins afwijkt van andere adviseurs op het gebied van het nieuwe werken, kom ik hen niet zoveel tegen. Dat is ingegeven door het feit dat je mijn benadering dat het bij de werkomgeving gaat het om de mix ICT, human resource management en facilities, evenmin breed tegenkomt.

Interview Facto 5 1999

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s