Les Styles de fonctionnement

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Le chaînon entre la stratégie d’entreprise et le concept du lieu de travail

L’an dernier, les Pays-Bas ont connu une sorte de révolution dans la façon de concevoir les lieux de travail. La ou il y a peu de temps encore le facility manager parlait de disposition idéale de bureau ergonomique, de sièges de bureau et d’écrans d’ordinateur, a l’heure actuelle il tient des propos au sujet du desksharing (partage des bureaux), de non territorial officing et de postes de travail “touch down”. A juste titre, car la nouvelle philosophie en matière de postes de travail va beaucoup plus loin. Le facility manager satisfait-il réellement aux exigences que nous attendons de lui?

De par la mise en oeuvre de nouveaux concepts en matière de postes de travail, nous nous attendons à pouvoir non seulement réaliser des réductions de coûts impressionnantes, grâce à la diminution de l’espace occupé et des coûts de maintenance qui y sont associés, mais également à pouvoir augmenter de manière visible l’efficacité et la flexibilité de nos collaborateurs, notamment à une meilleure utilisation du temps de travail et une intensification de la communication. Des exemples connus laissent supposer qu’il est possible d’accroître la créativité des travailleurs de sorte qu’un environnement à forte orientation associative contribue au dialogue avec le personnel.
Les nouvelles conceptions en matière de lieux de travail s’étendent bien au-delà du domaine réservé au Facility Management. La collaboration de la Direction des Ressources humaines et du IT Management est indispensable à la mise en application des postes de travail d’une conception nouvelle.

Les origines

L’intérêt suscité pour ce type des poste de travail est une suite logique d’un certain nombre de développements qui se renforcent mutuellement et qui exercent une grande influence sur notre façon de travailler. Nous pouvons résumer ces influences en quatre points:

La première évolution concerne la dynamique croissante dans l’entreprise: le cycle de vie des produits diminue, le time-to-market devient un élément plus critique et les exigences en matière de flexibilité se font plus sévères.

La deuxième évolution correspond à une technologie sans cesse plus “intelligente ” qui facilite la mise en pratique de concepts tels que lean production, intensification des ressources, bureau sans documents (paperless office) et télétravail.

Le troisième développement porte sur la réflexion de plus en plus large s en termes de valeur ajoutée. Les organisations se transforment en a réseaux composés de petites unités (noyaux de compétences) qui établissent des liaisons entre elles sur la base d’un change de valeur ajouté.

La quatrième et dernière évolution a pour objet l’attention de plus en plus grande consacrée l’équilibre entre le travail et la vie privé. La génération des jeunes nés lors du “baby boom” a donné le ton pour une morale du travail quelque peu différente selon laquelle le travail doit constituer un enrichissement pour la vie courante.

Il est clair que la priorité accordée par une organisation vis-à-vis de ces développements exerce une influence essentielle sur l’évolution des postes de travail au sein de cette même organisation. Il apparaît cependant plus clairement encore que cette orientation n’indique pas pour autant quel concept du lieu de travail est le mieux adapté pour un type de travail bien spécifique ou pour tel ou tel collaborateur.

Le chaînon manquant

Il manque un maillon entre l’orientation stratégique d’une entreprise sur le plan des changements à opérer dans sa façon de travailler et les choix tactiques et opérationnels qu’elle doit effectuer quant à l’aménagement des lieux de travail. C’est ce qui ressort de la plupart des questions pratiques. Sur cette base vous pouvez, par exemple, déterminer quelles activités se prêtent à des bureaux non personnels. Quels sont les collaborateurs qui peuvent s’y adapter? Pouvez-vous former ces derniers à ces nouvelles méthodes de manière simple? Quelle forme de normalisation de l’espace devez-vous mettre en pratique lorsque dans une même organisation, vous disposez à la fois de postes de travail traditionnels et de postes de travail non personnels? Il est facile d’établir un taux d’occupation mais quelles conclusions pouvez-vous en tirer s’il s’avère que de nombreux postes de travail restent inutilisés la moitié du temps? Devons-nous recourir massivement au desk-sharing? Prévoir un poste de travail pour une personne qui ne vient au bureau qu’un jour par semaine ne coûte-t-il pas trop cher?

Pour aboutir à des changements réussis par rapport à tous les aspects de la méthode de travail, il est absolument nécessaire que la stratégie mise en place apporte les réponses à toutes ces questions.

Styles de fonctionnement

De nouvelles connaissances sont nécessaires pour mener à bien ce genre de réorganisation. Par exemple, il convient de bien connaître la façon de travailler de chaque individu. Non pas la manière traditionnelle de travailler que l’on rencontre généralement auprès de la plupart des collaborateurs d’un bureau, mais les stratégies pour lesquelles opte un travailleur indépendant pour l’organisation efficace de son travail et de son temps quotidien sous l’influence des nouvelles conceptions. Le monde des artistes constitue un bon exemple. Lorsque vous examiner les lignes de leur comportement au travail, vous reconnaîtrez des styles de fonctionnement élaborés en totale liberté.
Parler de styles de fonctionnement est donc l’expression qui convient.
La connaissance des styles de fonctionnement des collaborateurs permet de bien comprendre le lien existant entre l’efficacité souhaitée d’un collaborateur et la mise à sa disposition d’un poste de travail optimal.

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La mise en pratique de styles de fonctionnement permet de découvrir rapidement quels sont les aspects significatifs du comportement au travail sur lesquels on peut se baser. Sans cette notion de style de fonctionnement, cette connaissance ne pourrait être acquise que par le biais d’une étude des activités par catégorie de fonction. Réfléchir en termes de styles de fonctionnement procure non seulement le moyen pour trouver le lien entre les concepts de postes de travail et les types d’activités à exercer et le genre d’individus, mais constitue également un instrument qui permet une approche plus orientée vers le client au sein du facility management. Si vous connaissez les changements intervenus dans le style de fonctionnement de vos clients, vous pourrez leur proposer de meilleurs services. Les style de fonctionnement devient ainsi le”life style du marketing interne”. Relever les caractéristiques propres à chaque style de fonctionnement permettra de mieux cerner I’attitude du client vis-à-vis des services facilitaires. Un style de fonctionnement est déterminé, d’une part, par le genre d’activités, les moyens mis à la disposition des collaborateurs et l’ensemble des taches à accomplir et par la contribution de chaque individu, d’autre part. Chaque ensemble de taches correspond à un nombre limité de styles de fonctionnement possibles. La personne chargée d’accomplir ces taches fixe son choix parmi ces possibilités.

Examen des styles de fonctionnement

Etant donné que les styles de fonctionnement ne peuvent être automatiquement dérivés de la manière dont une organisation agit en fonction des développements esquissés plus haut dans cet article, il convient d’examiner les styles de fonctionnement par catégorie de collaborateurs. A cet effet, nous employons une méthode qui recourt à des questionnaires structurés, dans lesquels sont traités tous les éléments caractéristiques du style de fonctionnement d’un groupe particulier de collaborateurs. Les recherches portent autant sur le style de fonctionnement du groupe que sur celui de chaque individu. En ce qui concerne le style de fonctionnement individuel, les questions portent par exemple sur la relation entre l’autonomie et la collaboration, entre l’assujettissement à une place bien déterminée et la mobilité, entre la directivité dans les taches et la tendance aux contacts interpersonnels, et entre le degré de routine et le degré de créativité et d’innovation.
Sur le plan du style de fonctionnement du groupe, I’enquête s’oriente principalement sur le discernement de la cohésion existant au sein du groupe par rapport à l’endroit ou le travail est effectué et au temps ou encore à l’ordre chronologique, dans lequel ce travail est réalisé. L’étude permet ensuite de déceler les input, les output ainsi que les ressources, les directions et les éléments de culture que les différents groupes ont en commun. Les résultats de enquête au sujet du style de fonctionnement sont traduits en une série de scores par sujet traité et sont résumés pour constituer un profil de style de fonctionnement. Nous illustrerons ces types de profils par des exemples imagés.
Chacun connaît le style de fonctionnement typique des “habitants de bureau” qui s’installent dans leur bureau comme s’ils y habitaient. Ils y amènent des plantes, des photos, des machines à café et même leur propre mobilier afin de transposer au bureau leur propre environnement confortable.
Un autre type de fonctionnement se caractérise par le style”pagaille” de celui qui est considéré par ses collègues comme désordonné dans son travail mais gui est jugé bon lorsque le service de nettoyage ou une nouvelle secrétaire l’a aidé à remettre de l’ordre.
Il existe également le “maître de maison”, toujours occupé à accueillir les gens, à les conduire à travers l’entreprise et qui souhaite que tout un chacun contribue à donner une bonne image de marque de la société. Nous citerons encore “l’opérateur” dont le style de fonctionnement est déterminé par les moyens dont il dispose ou des appareils qu’il doit utiliser.

Si, à l’avenir, le facility manager veut amener des changements efficaces, il ou elle devra créer de nouveaux styles de fonctionnement. Prenons l’exemple du “travailleur en quête d’une place”. 11 s’agit du travailleur toujours en mouvement, qui cherche sans cesse de nouveaux environnements et de nouveaux défis à relever pour rendre plus efficace son style de fonctionnement et continuer à se cultiver. Nous retrouvons ce style principalement parmi les consultants et les managers intérimaires. Le “people manager” est un autre exemple: il se déplace en toute liberté dans le bâtiment et dans l’ensemble de l’organisation et son secrétariat lui sert de point d’ancrage.

Votre client est roi

La caractérisation du comportement d’un groupe cible n’est pas un phénomène nouveau. Les responsables du marketing connaissent depuis longtemps le concept du life style. Là ou le life style vous aidait à caractériser le comportement d’un groupe cible de manière telle que vous pouviez en imaginer des produits, I’analyse du style de fonctionnement vous aide à reconnaître le comportement d’un collaborateur dans son travail de telle manière que vous puissiez lui offrir l’assistance la plus adéquate. Le concept de style de fonctionnement est très utile au facility management. Le style de fonctionnement se limite notamment à cette partie du comportement qui intervient réellement dans la collaboration aux taches à effectuer. De plus, ce comportement est en majeure partie délimité par la fonction du collaborateur et le type de taches que celui-ci doit effectuer.

La caractérisation des styles de fonctionnement décrit les clients d’une entreprise de services et permet ainsi au facility manager d’apporter un meilleur soutien à ses clients. Un bon facility manager ne va pas tenter de se glisser dans la peau de chaque collaborateur ou travailleur pour savoir ce dont cet individu en particulier a besoin pour réaliser les taches qui lui sont confiées. Il va, par contre, se plonger dans l’étude des styles de fonctionnement qui sont caractéristiques des différents types de collaborateurs de l’entreprise. Cette caractérisation de ses clients lui permet de mieux cerner les desiderata en matière de postes de travail. Par exemple, là ou il existe la nécessité de pouvoir se concentrer de temps en temps durant une heure sur un travail bien précis, il faudra offrir la possibilité d’un espace calme. L’attribution de surfaces de travail sur la base d’un niveau de fonction ne suffit plus depuis longtemps. Parfois, certaines taches doivent être groupées autour d’un équipement particulier (une machine, par exemple), parfois aussi des activités doivent se réunir autour d’une seule personne, mais cela ne doit pas entre le cas automatiquement parce que nous y sommes habitués. Le style de fonctionnement constitue un outil qui sert à caractériser le comportement au travail de telle manière que vous puissiez en déduire quelles sont les formes d’assistance et de services souhaitées ou exigées par les collaborateurs de l’entreprise.

L’intérêt du travailleur

Le style de fonctionnement n’est pas uniquement intéressant pour le fournisseur de services sous quelle forme que ce soit mais il est important également pour le travailleur lui-même En effet, de par la prise de conscience de sa propre façon de travailler, ce dernier peut contribuer de manière plus réfléchie à l’amélioration de son efficacité. Le choix de la bonne méthode de travail et des ressources adéquates est un élément déterminant de l’efficacité de chaque travailleur. Ceci est d’autant plus vrai lorsque les travailleurs sont plus évalués quant à leurs résultats et moins par rapport à leurs efforts.

Les travailleurs de l’avenir ont tout intérêt à contribuer de manière active à la recherche du style de fonctionnement le plus efficace.

La connaissance des styles de fonctionnement permet de bien comprendre le lien existant entre l’efficacité souhaitée d’un collaborateur et la mise à sa disposition d’un poste de travail optimal.

M. Mooij, Facilities octobre 1998

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